Agencements et plans de salles

Agencements possibles

Les salles équipées de mobilier amovible se laissent agencer de différentes façons.

Façon théâtre : Plusieurs rangées de chaises sont installées face à l’endroit où se tiendra le conférencier. Cette solution est recommandée lorsqu’il n'est pas nécessaire pour les participants de prendre des notes.

 

Theater Style Setup Photo

 

Façon salle de classe : Les chaises en rangées sont espacées par paires ou autrement et sont assorties de tables. Cette solution est préférable lorsque les participants ont besoin d’un espace de travail, notamment pour prendre des notes.

 

Auditorium Style Setup Photo

 

En fer à cheval : Les tables et les chaises sont disposées en forme de fer à cheval. Cette solution est préconisée lorsqu’un exposé doit être suivi d’une discussion de groupe.

 

U-Shape Style Setup Photo

 

Façon salle de conférence : Les chaises sont disposées autour d’une grande table ou d’un regroupement de tables. Cette solution est la meilleure lorsque la discussion de groupe est le principal objet de la rencontre.

 

Hollow-Square Style Setup Photo

 

En forme de rectangle creux : Similaire à l’agencement façon salle de conférence, celui-ci utilise des tables plus petites, disposées de manière à laisser un espace vide au centre. Cette solution est recommandée pour les réunions et les groupes de discussion rassemblant un plus grand nombre de personnes.

 

Image par défaut

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Tables rondes : Répartition dans la salle d’une série de tables rondes pouvant accueillir six à dix personnes. Cette solution est idéale pour les banquets et autres rencontres faisant appel à des services de traiteur. Une adaptation possible, préconisée lorsqu’il doit y avoir des discours ou d’autres exposés : la disposition des chaises en demi-cercle, toutes les personnes attablées faisant face à la personne qui parle.

 

Reception or Cocktail Style Setup Photo

 

Façon réception ou réunion apéritif : Quelques tables bistrot (plus hautes que des tables ordinaires) sont disposées çà et là dans la salle. Cette solution se prête particulièrement bien aux événements mondains dont le principal but est de favoriser le réseautage et les échanges.

 

Image par défaut

 

Ce sont là les agencements les plus courants que nous vous proposons. Nous sommes toutefois en mesure de satisfaire bien d’autres demandes, donc n’hésitez pas à discuter de vos besoins particuliers avec votre agente ou agent de coordination.

Ressources matérielles

Ici à l’Université d’Ottawa, nous nous chargeons de l’installation et du démantèlement du mobilier et du matériel que vous utiliserez. Ces tâches sont confiées à notre équipe de transport. Congrès et réservations travaillera de concert avec les membres de cette équipe pour que la salle soit agencée comme vous le souhaitez, selon un plan conforme aux règlements de sécurité incendie et autres.

Le recours aux services de l’équipe de transport est obligatoire pour tout événement qui nécessite une modification de l’agencement original d’une salle. Ces services seront facturés. Tous les contrats incluent des frais pour le nettoyage d’une salle et le rétablissement de son agencement habituel.

Le montant facturé variera en fonction de l’heure à laquelle les services sont fournis. Les heures de travail ordinaires de l’équipe vont de 7 h à 16 h, du lundi au vendredi. Un tarif horaire majoré est appliqué pour le travail en soirée et en fin de semaine. Les jours fériés, les services de l’équipe facturent un minimum de 12 heures pour chaque installation et chaque démantèlement. Autrement, il faut en général compter une heure pour une installation et une deuxième heure pour un démantèlement.

 

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