Aide-mémoire sur les délais à respecter!

Délais à respecter

Douze mois avant l’événement (pour les réservations de plusieurs jours ou de plusieurs locaux)

  • Fixez les buts et objectifs de l’événement.
  • Repérez plusieurs dates envisageables.
  • Établissez un ordre du jour provisoire.  
  • Dressez un budget provisoire avec catégories de dépenses.
  • Faites une liste de tout ce dont vous aurez besoin (repas, matériel, etc.) de façon à pouvoir la joindre à votre demande de réservation.
  • Prévoyez une visite des lieux et des locaux, si vous le souhaitez.
  • Faites votre réservation en ligne au moyen du formulaire de réservation. Faites votre réservation

*NOTA : Les salles de réunion et les places d’hébergement sur le campus sont affectées en priorité à des fins universitaires. Nous confirmerons comme suit la disponibilité des locaux que vous souhaitez réserver :

Événements devant se dérouler entre les mois de mai et d’août – confirmation donnée fin février
Événements devant se dérouler entre les mois de septembre et d’avril – confirmation donnée en juin.

**Compte tenu des autres demandes externes susceptibles de nous parvenir, soumettez-nous votre demande de réservation le plus tôt possible pour avoir les meilleures chances d’obtenir les locaux que vous souhaitez aux dates recherchées..


Six mois à l’avance (pour les réservations de plusieurs jours ou de plusieurs locaux)

  • Passez en revue vos besoins en matière de locaux et d’installations et communiquez tout éventuel changement à la personne chargée de coordonner votre événement.
  • Préparez des listes d’inscription.
  • Déterminez les éventuels besoins en matière d’hébergement des personnes qui participeront à votre événement (les résidences de l’Université d’Ottawa sont disponibles de mai à août).
  • Évaluez les besoins de traduction ou d’interprétation et confirmez le tout à votre agente ou agent de coordination.
  • Réservez les chambres qu’il vous faut auprès de votre agent ou agente de coordination.

Quatre mois à l’avance (pour les réservations liées à un événement d’un seul jour)

  • Fixez les buts et objectifs de l’événement.
  • Repérez plusieurs dates envisageables.
  • Établissez un ordre du jour provisoire.
  • Dressez un budget provisoire avec catégories de dépenses.
  • Faites une liste de tout ce dont vous aurez besoin (repas, matériel, etc.) de façon à pouvoir la joindre à votre demande de réservation.
  • Prévoyez une visite des lieux et des locaux, si vous le souhaitez.
  • Cernez vos besoins de traduction ou d’interprétation et confirmez le tout à votre agente ou agent de coordination.
  • Faites votre réservation en ligne au moyen du formulaire de réservation. Faites votre réservation

Deux mois à l’avance

  • Passez en revue l’horaire de votre événement, de même que l’affectation et l’utilisation des locaux avec votre agente ou agent de coordination, qui se chargera de l’agencement des salles.
  • Commandez tout élément de décoration dont vous pourriez avoir besoin.
  • Arrêtez-vous sur vos choix d’aliments et de boissons.
  • Passez en revue le personnel dont vous aurez besoin sur place.
  • Déterminez de quel matériel audiovisuel vos conférencières et conférenciers auront besoin.
  • Confirmez vos besoins de matériel audiovisuel avec votre agente ou agent de coordination.
  • Commandez tout le matériel qu’il vous faut.
  • Communiquez les quantités définitives d’aliments et de boissons qu’il vous faut.
  • Passez en revue et envoyez à votre agente ou agent de coordination la liste des chambres qu’il vous faut, le cas échéant.

Un mois à l’avance

  • Confirmez les derniers détails et passez le contrat en revue.
  • Informez votre agente ou agent de coordination de tout changement (au plus tard sept jours ouvrables avant votre événement).
  • Faites les prépaiements requis, s’il y a lieu.
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