Congrès et réservations modalités

Services d’accueil – Modalités

1. GÉNÉRALITÉS

1.1          Ces modalités régissent la réservation et l’utilisation des installations et/ou services de l’Université d’Ottawa pour les réunions, conférences ou événements (« Activité »). « Vous » ou « votre » désigne le client (voir les catégories de clients). En faisant une réservation et en utilisant les installations ou services de l’Université d’Ottawa pour votre activité, vous acceptez toutes les présentes modalités. Ces modalités sont incorporées par renvoi au contrat de réservation et en font partie et peuvent être modifiées de temps à autre et sans préavis. Si vous avez des questions, communiquez avec les Services d’accueil à la page congres@uOttawa.ca ou en composant le 613‑562‑5800 poste 5771.

2. CATÉGORIES DE CLIENTS ET D'ACTIVITÉS

2.1          Les termes ou expressions suivants se rapportant au client ont le sens correspondant lorsqu’ils sont utilisés dans les présentes modalités ou dans le traitement, par les Services d’accueil, des demandes de réservation pour l’utilisation d’installations de l’université d’Ottawa :

« Client externe » s’entend d’une personne, d’un groupe ou d’une organisation qui est une entité distincte de l’Université d’Ottawa aux fins de la réservation d’une installation de l’Université d’Ottawa pour la tenue d’une activité qui n’est pas une activité interne (voir la définition ci‑dessous).

« Client interne » s’entend du personnel d’une faculté, d’une unité scolaire ou d’un service administratif de l’Université d’Ottawa qui possède une carte d’identité valide de l’Université d’Ottawa et qui veut réserver un local de l’Université d’Ottawa pour une activité interne (voir la définition ci‑dessus). Un client interne ne peut pas réserver d’installation de l’Université d’Ottawa pour un client externe sauf pour les fins d’une activité commanditée (voir la définition ci‑dessous).

« Client étudiant » s’entend d’un étudiant inscrit à l’Université d’Ottawa avec une carte d’identité valide représentant la Fédération étudiante de l’Université d’Ottawa (FEUO), l’Association des étudiants diplômés de l’Université d’Ottawa (GSAED) ou une association étudiante, un club ou un service étudiant dans le cadre d’un programme d’études postsecondaires reconnu par la FEUO ou la GSAED qui cherche à réserver un local de l’Université d’Ottawa pour une activité qui est organisée ou supervisée par la FEUO, la GSAED ou l’un de leurs clubs, associations ou services d’étudiants reconnus de l’Université d’Ottawa.

2.2          Les termes ou expressions qui suivent en ce qui concerne le type d’activité ont le sens correspondant lorsqu’ils sont utilisés dans les présentes modalités ou dans les demandes de réservation traitées par les Services d’accueil pour l’utilisation d’installations de l’Université d’Ottawa :

« Activité interne » s’entend d’une activité dont les buts sont liés à l’Université d’Ottawa (renseignements, recherche, administration, formation ou perfectionnement) et qui est organisée et supervisée par le corps professoral, l’unité scolaire ou le service administratif de l’Université d’Ottawa. Les frais associés à la réservation et à l’activité sont payés à partir d’un code de compte budgétaire de l’Université d’Ottawa (composé de chiffres qui sont attribués à un fonds de l’Université d’Ottawa, au niveau de l’organisation, au compte et à un programme (« FOAP »). 

« Activité externe » s’entend d’une activité qui n’est pas liée à l’enseignement, à la recherche, à l’administration, à la formation ou au perfectionnement à l’Université.

« Activité commanditée » s’entend d’une activité d’un client externe qui est parrainée par un client interne, le client interne ayant un rôle ou une responsabilité à l’égard de l’activité. Le client interne doit obtenir et fournir aux Services d’accueil une approbation écrite du doyen ou du directeur de la faculté, de l’unité scolaire ou du service pertinent indiquant la raison de la commandite de l’activité, le niveau de participation à l’activité par le personnel et/ou les étudiants de l’Université d’Ottawa et la relation entre l’Université d’Ottawa et le client externe. Le client externe est lié par le contrat de réservation et les présentes modalités.

2.3          En tout temps, les Services d’accueil peuvent demander des renseignements supplémentaires de votre part afin de déterminer la catégorie de client et la catégorie d’activité pertinentes.

2.4          Le client est responsable de l’activité et s’assure que l’utilisation des installations de l’Université d’Ottawa et l’activité soient conformes aux présentes modalités, aux lois et règlements fédéraux, provinciaux et municipaux applicables ainsi qu’aux politiques, procédures ou directives de l’Université d’Ottawa. Vous êtes responsables de veiller à ce que tous les participants et fournisseurs de l’activité qui ne sont pas coordonnés par les Services d’accueil soient au courant des présentes modalités.

3. AUCUNE EXPRESSION D’APPUI, D’ENDOSSEMENT OU D’APPROBATION

3.1          L’autorisation d’utiliser les installations et/ou les services de l’Université d’Ottawa pour votre activité aux termes des présentes modalités ne constitue pas une expression d’appui, d’endossement ou d’approbation du client externe (le cas échéant) ou de votre activité par l’Université d’Ottawa.

4.RÉSERVATION

4.1          Formulaire de demande de réservation en ligne : Vous devez remplir et soumettre le formulaire de demande de réservation en ligne aux Services d’accueil, à l’adresse https://uoforms.uottawa.ca/reservations/reservation au moins deux semaines avant l’activité. Pour les demandes importantes et complexes, un préavis supplémentaire est requis.

Le client qui soumet la demande de réservation doit fournir des renseignements complets et exacts. Une déclaration trompeuse ou une omission d’informations peut entraîner des retards dans la confirmation ou l’annulation de la réservation sans préavis et sans préjudice à tout autre droit que l’Université d’Ottawa pourrait choisir d’exercer, y compris l’acceptation de toute future demande de réservation.

Pour les activités commanditées, le client externe doit remplir et soumettre le formulaire de demande de réservation en ligne. Le client externe est désigné comme étant la personne-ressource principale et le client interne doit être inscrit comme deuxième contact. Une explication écrite de la relation entre le client externe et le client interne doit être incluse dans la description de l’activité.

La présentation d’une demande de réservation n’établit aucun droit au local et/ou aux services de l’Université d’Ottawa. Les Services d’accueil ne sont pas obligés d’accepter votre demande de réservation et peuvent, à leur discrétion, la refuser. Les Services d’accueil peuvent refuser votre demande de réservation si votre activité doit se tenir à une date où l’Université d’Ottawa est officiellement fermée ou pendant le congé des Fêtes de décembre à janvier.

4.2          Hébergement individuel d’invités : Pour un hébergement d’invités individuel dans l’une des résidences d’étudiants de l’Université d’Ottawa, un minimum de neuf chambres d’invités est requis. Pour s’enquérir des disponibilités et réserver des chambres d’invités, utilisez le formulaire en ligne et prenez connaissance des modalités de paiement à l’adresse https://www.accommodation.uottawa.ca/.

4.3          Avis de collecte de renseignements : Conformément à la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée de l’Ontario et au Règlement 90 de l’Université d’Ottawa, vos renseignements personnels sont recueillis en vertu de la Loi de 1965 sur l’Université d’Ottawa. Les renseignements personnels que vous fournissez seront utilisés par les Services d’accueil à des fins conformes à votre réservation, à votre utilisation d’installations de l’Université d’Ottawa, à la coordination des services fournis dans le cadre de l’activité, à l’administration et à la gestion de l’hébergement des invités dans les résidences d’étudiants de l’Université d’Ottawa. Si vous avez des questions au sujet de la collecte, de l’utilisation et de la divulgation de vos renseignements personnels dans le présent avis, veuillez communiquer avec les Services d’accueil à l’adresse congres@uOttawa.ca

4.4          Prix : Les Services d’accueil vous remettront un devis constituant une estimation des frais, des charges et des taxes applicables en fonction des renseignements que vous aurez fournis. Dans le cas d’une activité commanditée, vous devez fournir l’approbation écrite du doyen ou directeur de la faculté, de l’unité scolaire ou du service concerné du répondant du client interne afin que les Services d’accueil puissent déterminer les tarifs applicables.

4.5          Réservation et dépôt provisoires : Si après examen du devis proposé, vous souhaitez poursuivre la réservation, le client doit effectuer toutes les démarches suivantes :

  • envoyer par courriel la confirmation que vous souhaitez poursuivre l’activité;
  • payer le dépôt et/ou le versement (voir le calendrier de paiement).

Les Services d’accueil retiennent ensuite l’installation de l’Université d’Ottawa et la réservent provisoirement pour la ou les dates demandées de votre activité. À cette étape, les dispositions d’annulation et le calendrier de paiement des présentes modalités s’appliquent. La date de réservation restera provisoire jusqu’à ce que tous les détails de l’activité soient confirmés.

4.6          Contrat de réservation confirmé : Pour confirmer la réservation du local et des services connexes (location d’installations, chambres et services) de l’Université d’Ottawa, le client doit effectuer toutes les démarches suivantes :

  • nvoyer les changements finaux et les détails requis aux Services d’accueil au moins 15 jours civils avant la date de l’activité. Tout envoi tardif des changements finaux est assujetti à des frais de modification de dernière minute d’au moins 35 $ qui sont payables par vous et qui sont assujettis à la disponibilité des services et/ou fournisseurs de services;
  • le cas échéant, envoyer la liste finale d’hébergement d’invités au moins 15 jours civils avant la date d’arrivée des convives.

Un modèle vous sera fourni par les Services d’accueil pour que vous puissiez le remplir. Le défaut de fournir la liste de chambres sollicitées dans le format requis peut entraîner des frais d’au plus 350 $ payables par vous.

Tout envoi tardif de la liste finale des chambres sollicitées entraîne des frais de modification de dernière minute d’au plus 350 $ payables par vous qui sont assujettis à la disponibilité de l’hébergement pour vos invités;

  • vous assurer que tous les renseignements fournis aux Services d’accueil (dans le formulaire de demande de réservation ou autrement) relatifs à l’activité sont exacts et pris en compte dans la réservation. Le client comprend que les Services d’accueil se fient dans une large mesure à cette information et que si cette information s’avère inexacte ou incomplète c’est le client qui assumera la responsabilité des conséquences financières ou autres découlant de l’inexactitude ou du caractère incomplet de l’information;
  • payer le ou les montants dus conformément au calendrier de paiement.

Une fois qu’ils auront reçu cette confirmation, les Services d’accueil vous remettront un contrat de réservation et enverront des commandes aux fournisseurs pour examen par ces derniers.

4.7          Changements : Les fournisseurs peuvent modifier les commandes, ce qui peut entraîner un rajustement du prix total de votre activité. Les Services d’accueil ne peuvent pas garantir qu’ils peuvent tenir compte des changements demandés par vous après l’émission du contrat de réservation, et si les modifications peuvent être apportées, le prix pourrait être rajusté pour tenir compte des frais et droits supplémentaires associés aux changements.

4.8          Aucun transfert : Le contrat de réservation est propre à vous et à votre activité. Vous ne pouvez pas transférer votre contrat de réservation à un tiers et vous ne pouvez pas sous‑louer l’espace réservé à une autre partie sans le consentement écrit préalable des Services d’accueil. Le contrat de réservation doit être signé par le client et retourné aux Services d’accueil avant la date de l’activité, à défaut de quoi on pourrait vous refuser l’accès au local réservé ou aux services relatifs à l’activité. Vous ou la personne responsable de signer le contrat de réservation devez être autorisé à le faire au nom du client. L’installation réservée de l’Université d’Ottawa ne peut être utilisée que par le client (et le groupe qu’il représente). L’inobservation de cette disposition peut entraîner l’annulation de la réservation par l’Université d’Ottawa sans préavis et sans préjudice à tout autre droit que l’Université d’Ottawa pourrait décider d’exercer, y compris le droit de refuser de futures demandes de réservation.

5. BARÈME DES FRAIS ET CALENDRIER DE PAIEMENT

5.1          Les frais de location d’installations (frais de salle), les frais de coordination et les autres frais et droits plus les taxes applicables associés à l’activité seront indiquées dans le devis, dans le contrat de réservation et dans la facture finale.

5.2          Frais de location d’installations (frais de salle) : Ces frais valent pour la location du local réservé comme tel.

5.3          Frais de fournisseurs : Il s’agit des frais liés aux fournisseurs, entre autres les frais facturés par un service de l’Université d’Ottawa, comme, par exemple, les frais liés aux installations, au transport, au service de traiteur ou à l’appareillage audiovisuel. Ces frais sont déterminés par le fournisseur et peuvent être assujettis aux modalités du fournisseur.

5.4          Frais de coordination : Ces frais visent la coordination par les Services d’accueil des services associés à votre activité. Des frais de coordination de 15 % du total des frais et droits payables (avant taxes applicables) s’appliquent à toutes les réservations non payées au moyen d’un FOAP. Il n’y a pas de frais de coordination pour les chambres d’invités et les coupons de la salle à manger.

5.5          Frais de coordination sur place : Des frais de coordination sur place peuvent s’appliquer aux activités ou le personnel des Services d’accueil et sur place pour s’assurer du bon déroulement des divers aspects de votre activité.

5.6          Frais de supervision : Des frais de supervision sur place peuvent s’appliquer afin de s’assurer que le client a accès à certaines installations.

5.7          Autres frais et droits : Veuillez lire les présentes modalités pour vérifier les autres frais et droits pouvant s’appliquer à votre réservation.

5.8          Taxes : La taxe de vente harmonisée (TVH) de 13 % est ajoutée aux services applicables. Les clients internes munis d’un FOAP se voient facturer la TVH au taux de 3,41 %. Toutes les taxes peuvent être modifiées sans préavis.

5.9          Frais de gestion de la destination (FGD) : Des frais de gestion de la destination de 3 % sont ajoutés aux chambres d’invités appliquées. Les FGD sont sujets à changement sans préavis.

5.10        Paiement tardif : Des frais d’intérêt de 2 % par mois s’appliquent à un paiement tardif. Le paiement du dépôt dans son intégralité, le deuxième versement et le troisième versement (conformément au calendrier de paiement) doivent être reçus et vérifiés avant le début de l’activité. Les Services d’accueil peuvent refuser l’accès au local ou aux services de l’Université d’Ottawa pour défaut de paiement de tout montant en souffrance ou défaut de fournir des renseignements pour détermination finale du prix avant le début de l’activité.

5.11        Calendrier de paiement

CALENDRIER DE PAIEMENT

VERSEMENT

ÉCHÉANCE DU PAIEMENT

Dépôt : 100 % des frais de location de l’installation (frais de salle) plus, le cas échéant, 25 % des frais d’hébergement des invités.

4 jours civils après la date de réservation provisoire

2e versement : 50 % du solde du prix total

30 jours civils avant le début de l’activité

3versement : solde restant du prix total

 

6 jours civils avant le début de l’activité

Facture finale : frais réels encourus plus les taxes applicables et tout solde impayé et/ou rajustement

30 jours civils à partir de la date de la facture

5.12        Facture finale : Les Services d’accueil vous enverront une facture finale environ 14 jours après la fin de l’activité.

5.13        Mode de paiement : Les clients internes sont tenus de payer par FOAP, qui est un code budgétaire interne qui s’applique à un fonds (5 ou 6 chiffres), à l’organisation (6 chiffres), au compte (5 chiffres) et au programme (4 chiffres). Le code budgétaire doit être indiqué dans le formulaire de demande de réservation en ligne. Le défaut de fournir un code budgétaire pourrait entraîner l’annulation de la réservation ou un refus d’accès à l’installation et/ou aux services de l’Université d’Ottawa, ou encore à la facturation, au client interne, des frais facturés aux clients externes.

Les Services d’accueil acceptent les paiements effectués par Visa ou MasterCard, en espèces (devise canadienne), par carte de débit et par chèque certifié payable à l’ordre de « Université d’Ottawa, / Congrès et réservations ». Adresse postale : À l’attention de l’agent administratif, Congrès et réservations, 85, rue Université, pièce 318 (UCU), Ottawa (Ontario) K1N 6N5. Vous devez indiquer le numéro de contrat de réservation et la date dans la ligne d’information du chèque ou joindre à votre paiement une copie de la confirmation de réservation.

6. ANNULATION

6.1          Annulation par le client : Si vous décidez d’annuler votre réservation, vous devez en aviser par écrit les Services d’accueil avant la tenue de l’activité en leur envoyant un courriel adressé à l’agent de coordination responsable de votre activité; le calendrier suivant d’annulation s’applique :

 

RÉCEPTION DE L’AVIS D’ANNULATION DU CLIENT

CONSÉQUENCE

Plus de 60 jours civils avant l’activité

Le dépôt est remboursé.

Entre 59 et 30 jours civils avant l’activité

Le dépôt n’est PAS remboursable.

 

Jusqu’à 30 jours civils avant la date d’arrivée des invités, vous pouvez débloquer jusqu’à 50 % du bloc de réservation des chambres d’invités sans pénalité.

 

Entre 29 et 7 jours civils avant l’activité

Le dépôt et le deuxième versement ne sont pas remboursables. L’intégralité du bloc restant de frais pour les chambres d’invités sera facturée et est payable.

Moins de 6 jours civils avant l’activité

Le dépôt, de même que les deuxième et troisième versements ne sont pas remboursables.

 

6.2          Annulation par l’Université d’Ottawa : Si, de l’avis des Services d’accueil, une annulation est justifiée en raison de circonstances indépendantes de la volonté de l’Université d’Ottawa (comme une défaillance ou un bris d’équipement, une catastrophe naturelle, un incendie, une grève ou un conflit de travail, ou encore des circonstances qui empêchent le fonctionnement de l’Université d’Ottawa par décret ou règlement émanant d’un organisme gouvernemental ou d’une agence ou toute autre raison empêchant l’Université d’Ottawa d’obtenir les services nécessaires pour son fonctionnement normal ou des raisons de santé et sécurité) ou du fait que l’on a besoin de l’espace réservé pour tenir des activités d’enseignement ou de recherche de l’Université d’Ottawa, les Services d’accueil peuvent annuler (en tout ou en partie) votre réservation ou vos services. Les Services d’accueil feront des efforts raisonnables pour vous aviser de l’annulation dès que possible. Vous obtiendrez alors le remboursement des frais que vous avez déjà payés en date du jour où vous seriez avisé de l’annulation. L’Université d’Ottawa n’assume aucune responsabilité à l’égard de dommages ou pertes que vous pourriez subir par suite de l’annulation par l’Université d’Ottawa, y compris les dommages indirects ou collatéraux, les préjudices particuliers ou les dommages ou manques à gagner découlant de l’annulation.

6.3          Annulation par l’Université d’Ottawa en cas de défaut de votre part : Les Services d’accueil peuvent annuler votre contrat de réservation en tout ou en partie sans assumer de responsabilité envers vous et peuvent, à leur discrétion, décider de votre admissibilité à un remboursement des montants que vous avez payés si l’une ou l’autre des circonstances suivantes (considérées comme un « défaut de votre part ») survient :

  • vous avez fourni des renseignements faux ou trompeurs en rapport avec votre réservation;
  • vous n’avez pas respecté les présentes modalités, les lois ou règlements applicables ou les politiques, procédures ou directives de l’Université d’Ottawa;
  • vous n’avez pas payé les frais et charges exigibles et payables;
  • L’activité, vous, les participants à l’activité ou l’utilisation de l’espace réservé perturbent les activités ou opérations de l’Université d’Ottawa ou d’autres personnes dans les locaux réservés ou, de l’avis des Services d’accueil, l’activité, vous, les participants à l’activité ou l’utilisation de l’espace réservé représentez une nuisance ou une menace à la santé et la sécurité de personnes ou créez ou encouragez un climat de harcèlement, de discrimination, de violence ou de haine.

7. INSTALLATIONS

7.1          Utilisation interdite : L’utilisation de locaux de l’Université d’Ottawa doit se faire en conformité avec la demande de réservation, le contrat de réservation et les présentes modalités. En plus de tout autre droit qu’elle peut avoir, l’Université d’Ottawa peut refuser aux participants à l’activité l’accès à ses locaux ou exiger qu’ils quittent un local de l’Université d’Ottawa si elle a des raisons de croire que l’utilisation de l’installation, même si elle a été préalablement autorisée, ou un participant à l’activité :

  • contrevient à toute politique, procédure ou directive de l’Université d’Ottawa;
  • contrevient à une loi, un règlement ou une règle (de compétence fédérale, provinciale ou municipale) ou à une ordonnance émanant d’une cour ou d’un tribunal;
  • pose un risque inacceptable pour les personnes ou les biens;
  • crée un climat d’intimidation envers une personne ou un groupe identifiable.

7.2          Utilisation de l’installation/l’espace réservé « en l’état » : Vous acceptez l’espace réservé « tel quel ». L’Université d’Ottawa ne garantit pas que l’espace réservé convient à votre activité. Vous vous assurerez d’utiliser l’espace réservé aux seules fins de l’activité et pour les fins précisées dans le contrat de réservation. Vous garderez l’espace réservé en bon état et en bon ordre et ne permettrez pas que des déchets ou des débris s’y accumulent; cela vaut aussi pour le terrain de stationnement rattaché à l’installation réservée ou tout terrain de stationnement de l’Université. Vous n’avez pas la permission de monter ou d’installer des appareils ou des structures sur ou dans l’installation réservée ni dans des locaux de l’Université d’Ottawa. Pour ce faire, il vous faut obtenir par avance une approbation écrite des Services d’accueil.

7.3          Utilisation d’une salle de classe : Aucune demande d’utilisation d’une salle de classe ne sera traitée tant que l’horaire des classes du registraire n’aura pas été finalisé par l’Université d’Ottawa. Les demandes d’une salle de classe seront inscrites sur une liste d’attente jusqu’à ce que le calendrier des classes du registraire soit définitif.

7.4          Zones adjacentes ou autres locaux : À moins d’indication contraire écrite par les Services d’accueil, l’installation réservée ne comprend pas la permission d’utiliser un espace adjacent ou autre. L’activité doit se dérouler à l’intérieur de l’espace réservé, avec toutefois la permission de placer une table d’inscription par local réservé immédiatement à l’extérieur de l’installation réservée. Vous devez vous assurer que les aires communes associées à l’espace réservé (comme les entrées, les allées, les sorties d’incendie, les halls et couloirs, les cages d’escalier, les ascenseurs ou les portes d’entrée) ne soient pas bloquées ou engorgées par les participants à l’activité ou par quiconque assistant à l’activité.

7.5          Période de réservation : Les heures de début et de fin de votre activité sont indiquées dans votre contrat de réservation (sous « Période de réservation »). En aucun cas une activité ne peut se prolonger au‑delà de la période de réservation sans consultation et approbation préalables des Services d’accueil. Si les circonstances le permettent, une prolongation pourra être accordée, auquel cas des frais supplémentaires pourraient s’ajouter à la facture finale. Des frais supplémentaires de location de locaux de 25 $ de l’heure, pour un minimum de 4 heures, seront ajoutés à la facture finale si votre activité dépasse la période de réservation. Peuvent aussi s’appliquer des tarifs minimaux pour les services de main‑d’œuvre supplémentaires.

7.6          Clés et cartes d’accès de sécurité : Certaines portes de salle de classe et de salle de conférence sont verrouillées et déverrouillées automatiquement. Si la salle n’a pas de système automatique de verrouillage/déverrouillage, vous avez la responsabilité de ramasser la clé, de verrouiller l’installation réservée et de retourner la ou les clés ou les cartes d’accès de sécurité conformément à ce qui est indiqué dans le contrat de réservation. Vous convenez de verser un dépôt de 200 $ par clé ou carte d’accès de sécurité pour toute clé ou carte d’accès de sécurité nécessaire pour l’espace réservé. Au retour de la ou des clés et/ou cartes d’accès de sécurité, le dépôt versé sera déduit de la facture finale et sera remboursé par carte de crédit ou chèque. Si vous perdez ou omettez de retourner la ou les clés et/ou cartes d’accès de sécurité, le dépôt versé ne vous sera pas remboursé et des frais de remplacement pourraient vous être imputés dans la facture finale. Si vous omettez de ramasser la clé avant l’activité et devez faire intervenir le service de sécurité pour déverrouiller la salle pour vous, des frais de 50 $ s’ajouteront à la facture.

7.7          Accès au 12e étage du pavillon Desmarais et au Pavillon des diplômés Alex‑Trebek : L’ouverture des immeubles du pavillon Desmarais et du Pavillon des diplômés Alex‑Trebek pourrait affecter votre accès à ces installations. La durée d’accès à l’installation réservée dans le pavillon Alex‑Trebek ou au 12e étage du pavillon Desmarais sera déterminée par les Services d’accueil en fonction des besoins de votre activité et de la disponibilité de membres du personnel de l’Université d’Ottawa pour vous y donner accès. Des frais de surveillance vous seront facturés pour un accès en dehors des heures ouvrables normales au pavillon Alex‑Trebek.

7.8          Mobilier : Si vous utilisez du mobilier (comme des tables, des chaises ou un podium) à l’installation réservée pour votre activité, vous devez remettre ce mobilier là où il se trouvait initialement et enlever toute pièce supplémentaire de mobilier de l’espace réservé immédiatement après la fin de la période de réservation, à défaut de quoi des frais supplémentaires pourraient être ajoutés à la facture finale. Vous demeurez entièrement responsable du matériel multimédia, du mobilier, des accessoires et de l’équipement loué pour toute la période de réservation, même si votre activité commence plus tard ou se termine plus tôt que la période de réservation. Vous devez garder le local réservé et son contenu sous votre constante supervision pendant toute la période de réservation.

7.9          Limites d’occupation : Les capacités légales d’occupation de l’espace réservé sont déterminées en fonction des aménagements de la salle et des règlements sur la consommation de boissons alcoolisées et sont confirmées par les services d’accueil. L’Université d’Ottawa n’assume aucune responsabilité à l’égard des besoins d’aménagement/de disposition de la salle liés à votre activité qui pourraient avoir un impact sur la capacité légale d’occupation de la salle.

7.10        Risque d’incendie : Les brûleurs à flamme, les bougies ou chandelles et tout autre article ou appareil de ce genre sont interdits dans les immeubles de l’Université ou sous une tente, à moins que vous ayez préalablement obtenu une approbation écrite des Services d’accueil à cet effet. Pour les activités de barbecue sur le campus, un extincteur d’incendie fonctionnel est exigé à côté de chaque barbecue pendant toute la durée de l’activité. Aucune friteuse n’est permise dans les immeubles. Les pièces d’équipement ou les décors utilisant une flamme ouverte ne sont pas permis. Les clients doivent préalablement obtenir une approbation écrite des Services d’accueil s’ils peuvent utiliser des chandelles avec socles pour les tables. Les cérémonies autochtones qui impliquent de brûler ou de fumer quelque chose, comme les cérémonies de purification par la fumée, sont permises, mais vous devez en informer les Services d’accueil au préalable. L’usage du tabac est interdit dans les installations de l’Université d’Ottawa et à moins de neuf mètres des entrées des installations.

7.11        Substances dangereuses : Vous ne pouvez pas utiliser, entreposer ou permettre d’utiliser ou d’entreposer dans une partie de l’installation réservée, dans le terrain de stationnement ou dans d’autres locaux de l’Université tout liquide, substance ou produit chimique inflammable, combustible ou explosif, d’autres matières dangereuses ou toute substance interdite par une loi ou une politique de l’Université.

7.12        Services publics : L’Université d’Ottawa ne peut garantir une alimentation ou un approvisionnement ininterrompu en électricité, en eau, en chauffage ou en climatisation à l’installation réservée et n’est pas responsable, envers le client ou les participants à l’activité, de l’interruption de ces services. L’Université d’Ottawa n’est pas responsable des éventuels dommages ou pertes, directs ou indirects, découlant de l’utilisation de services publics ou de leur approvisionnement, d’une panne d’électricité, de chauffage, de climatisation ou d’alimentation en eau ou encore de la réparation ou d’une défaillance de l’équipement, lorsque cette alimentation, cette utilisation, cette interruption ou panne, ces réparations ou ces défaillances échappent au contrôle de l’Université d’Ottawa.

7.13        Pas d’animaux : Aucun animal n’est permis dans les installations et locaux de l’Université d’Ottawa, sauf les animaux de service.

7.14        Propreté : À la fin de la période de réservation, vous devez vous assurer de laisser dans un état propre et en ordre l’installation réservée (et les aires adjacentes) et d’enlever tout bien apporté par vous ou des participants à l’activité dans le local réservé. Le défaut de respecter cette condition peut entraîner des frais qui vous seront facturés pour les coûts assumés par l’Université d’Ottawa pour le nettoyage.

7.15        Licences et permis : Vous êtes responsable d’obtenir, à vos frais et au moins sept jours avant votre activité, les éventuels permis ou licences applicables à votre activité. Si l’activité se déroule à l’extérieur avec la présence anticipée d’au moins 500 personnes à un moment donné de l’activité, la Ville d’Ottawa exige que vous déteniez un permis spécial. Vous êtes responsable, à vos frais, d’avoir rempli et soumis une demande d’événements spéciaux à la Ville d’Ottawa et d’avoir obtenu un permis d’événements spéciaux de la Ville d’Ottawa avant l’activité, conformément aux règlements administratifs de la Ville sur les événements spéciaux. La Ville d’Ottawa impose des délais pour présenter une demande d’événement spécial. Pour obtenir de plus amples renseignements sur le processus de demande et sur l’obtention d’un permis d’événement spécial, veuillez consulter le site Web de la Ville d’Ottawa, à l’adresse www.ottawa.ca, ou communiquer avec la Ville en composant le 3‑1‑1.

7.16        Droits de diffusion à payer à la SOCAN et à Ré:Sonne : Si de la musique est jouée et/ou exécutée durant votre activité, vous devez en informer les Services d’accueil. Des droits de diffusion à vers à la SOCAN (Société canadienne des auteurs, compositeurs et éditeurs de musique) et à Ré:Sonne peuvent s’appliquer.

  • La SOCAN est un organisme sans but lucratif qui représente les droits d’exécution des créateurs de musique des compositeurs et des éditeurs de musique en accordant une licence pour l’utilisation de leur musique au Canada. La SOCAN exige des utilisateurs qu’ils obtiennent une licence d’exécution ou d’autorisation d’exécuter en public toute musique protégée par les droits d’auteur.
  • Ré:Sonne est une société canadienne sans but lucratif qui représente les droits d’exécution des artistes et des compagnies d’enregistrement de musique. Elle n’accorde de licences que pour la musique enregistrée (tandis que la SOCAN perçoit des droits de diffusion tant pour la musique exécutée en public que pour la musique enregistrée). Ré:Sonne perçoit des redevances pour le compte des propriétaires des droits des enregistrements sonores (tandis que la SOCAN perçoit des droits au nom des compositeurs, créateurs et éditeurs de musique).
  • Si vous n’informez pas de cela les Services d’accueil avant l’activité, des frais de 50 $ pourraient s’ajouter à votre facture finale. L’Université d’Ottawa pourrait être tenue de percevoir ces frais ou redevances de la SOCAN et de Ré:Sonne et d’effectuer des paiements annuels à la SOCAN et à Ré:Sonne. Le montant des frais dépend de facteurs comme la capacité de la salle et s’il y aura des activités de danse.

7.17        Affichage du nom d’un tiers commanditaire : Vous devez soumettre aux Services d’accueil, avant l’activité, le nom de tout tiers commanditaire à afficher à l’installation réservée ou dans les locaux de l’Université d’Ottawa pour examen et approbation.

7.18        Tournage de vidéos et prise de photographies : Le tournage de vidéos et la prise de photographies dans les locaux de l’Université d’Ottawa exigent une approbation préalable de l’Université d’Ottawa, avec la coordination des Services d’accueil, et peuvent être assujettis à des frais et des conditions supplémentaires.

8. HÉBERGEMENT DES INVITÉS

8.1          Heures d’enregistrement et de départ : L’heure d’enregistrement aux résidences d’étudiants de l’Université d’Ottawa est 16 h, le jour de l’arrivée, et l’heure de sortie est 10 h 30, le jour du départ. Tous les enregistrements et sorties se font au comptoir principal de réception de l’immeuble des résidences étudiantes réservées de l’Université d’Ottawa, à moins d’indication contraire dans le contrat de réservation.

8.2          Bloc de chambres d’invités :

Deux options de paiement sont offertes pour le bloc de chambres :

OPTION 1 : Compte principal  - Un bloc de chambres est retenu au nom de votre organisation et tous les frais seront facturés à un compte principal. Les paiements en personne à l’arrivée des participants ne sont PAS acceptés. Afin d’éviter des pénalités financières lorsque des chambres ne sont plus requises, le client a la responsabilité de les annuler en communiquant avec les Services d’accueil avant les dates limites applicables. (Voir la politique d’annulation).

Le client doit assigner les chambres retenues aux participants et en fournir la liste aux Services d’accueil, au format demandé. Des pénalités financières s’appliquent quand la liste d’hébergement n’est pas reçue dans le format requis avant la date limite. (Voir Réservations- contrat confirmé).

OPTION 2 : Bloc de chambres d’invités - Un bloc de chambres est retenu pour votre organisation jusqu’à la date limite de libération des chambres. Afin d’obtenir le tarif de groupe associé à votre activité, le participant doit réserver sa chambre en ligne au (https://www.accommodation.uOttawa.ca/), en utilisant le code promotionnel du groupe, lequel est précisé dans le contrat de réservation. Ainsi, le participant est responsable du paiement de sa chambre, aux conditions indiquées dans le site web. Aucun remboursement ne sera émis au participant ni à l’organisation si le code promotionnel n’est pas utilisé lors de la réservation.  

Le code promotionnel n’est valide pour les dates indiquées dans le contrat. Le participant peut obtenir une chambre avant ou après votre activité, ou en dehors des dates visées par le code promotionnel, en la réservant en ligne séparément, ou en communiquant avec les Services d’accueil par téléphone  (613‑562‑5885) ou par courriel (reserve@uOttawa.ca).

Lorsque la disponibilité le permet, le client peut obtenir une prolongation de la date de libération des chambres retenues; il devient alors responsable du paiement des chambres annulées d’avance par les participants, ou par défaut à se présenter.

8.3          Commodités et entretien ménager : Les commodités suivantes sont offertes dans les résidences d’étudiants de l’Université d’Ottawa : serviettes de toilette, literie (draps et taie d’oreiller), shampoing, savon, wi‑fi gratuit, salles communes et accès contrôlé à l’immeuble. Un service léger d’entretien ménager est fourni quotidiennement. Pour le service complet d’entretien ménager, qui est fourni toutes les semaines, les lits sont faits s’il n’y a aucun article personnel dessus.

8.4          Clés des chambres : Les clés perdues doivent être signalées à la réception. Des frais de remplacement de la clé perdue seront facturés à l’invité ou au client.

8.5          Alcool : La consommation d’alcool n’est permise qu’à l’intérieur des chambres des résidences d’étudiants de l’Université d’Ottawa et dans les salons de l’étage, et ce, pour les invités âgés de 18 ans et plus. Sinon, la consommation d’alcool et de substances illicites n’est pas permise.

9. ALIMENTS ET SERVICE DE TRAITEUR

9.1          Services de traiteur de l’extérieur : Si vous êtes un client externe, vous devez obtenir l’approbation des Services d’accueil pour utiliser des services de traiteur de l’extérieur avant l’activité. L’Université d’Ottawa n’assume aucune responsabilité à l’égard des services de traiteur de l’extérieur ou de leur défaut de fournir un tel service. Certaines installations de cuisine comportent des frais de location associés à leur utilisation par un service extérieur de traiteur, frais qui seront ajoutés dans votre contrat de réservation ou votre facture finale. Si vous recourez à un service de traiteur de l’extérieur, vous êtes responsable de ces services et devez vous assurer qu’il y a un espace de stationnement suffisant pour les activités de chargement et de déchargement du service de traiteur. Vous êtes aussi responsable de nettoyer l’espace réservé et les installations de cuisine (réfrigérateur, armoires, équipement de cuisine) et de vous assurer que ces aires soient exemptes d’équipement et d’aliments à la fin de la période de réservation. Des frais de nettoyage d’au moins 200 $ vous seront facturés si votre nettoyage après l’activité n’est pas suffisant.

9.2          Pas de cuisson sous les tentes : Aucune cuisson de quelque sorte que ce soit n’est permise sous les tentes dans les installations réservées; cela comprend le barbecue au propane, les friteuses, les plaques chauffantes ou surfaces de cuisson et les grilles. Seuls les plats réchauffés du traiteur sont permis.

9.3          Services de traiteur sur le campus (« Service de traiteur Infusion ») : L’Université d’Ottawa offre les types suivants de service de traiteur sur le campus par l’entremise de son fournisseur de services de restauration (appelé « Service de traiteur Infusion ») :

  • Service classique : le prix du service comprend la livraison*, le ramassage*, tous les ustensiles jetables nécessaires (assiettes en papier biodégradables, serviettes de papier, gobelets et coutellerie compostables).
  • Service exécutif : Le prix du service comprend la livraison* et le ramassage*, les assiettes en céramique et les verres en verre, la coutellerie, les ustensiles de service et les serviettes en tissu; des frais supplémentaires peuvent s’appliquer pour certains styles ou couleurs de linge de table pour votre fonction. Le service exécutif peut nécessiter du personnel de service sur place, durant votre activité, lequel se charge notamment de l’installation et du démontage; des frais de main‑d’œuvre s’appliquent.
  • *Les prix comprennent la livraison pour les activités sur le campus principal de l’Université d’Ottawa, sur le campus du 200, avenue Lees, sur le campus Roger-Guindon et aux installations de l’Université d’Ottawa du 1, rue Nicholas, pour autant que la commande minimale soit respectée.

Vous avez la responsabilité d’organiser le ramassage des articles aux endroits autres que ceux utilisés par le Service de traiteur Infusion. Vous êtes responsable des articles qui ne sont pas retournés à l’emplacement de ramassage après le délai de ramassage indiqué dans le contrat de réservation.

9.4          Frais de commande minimale : Les prix des menus du Service de traiteur Infusion sont par personne, sauf indication contraire dans le menu d’Infusion, et sont sujets à changement. Votre commande passée au traiteur Infusion doit être d’au moins 80 $, avant les taxes et les frais de coordination applicables. Si votre commande de traiteur Infusion n’atteint pas 80 $, la différence entre le montant de votre commande (avant les taxes et les frais de coordination applicables) et 80 $ vous sera imputée. Par exemple, si votre commande au traiteur Infusion totalise 70 $ avant les taxes et les frais de coordination applicables, 10 $ supplémentaires vous seront facturés. Si votre commande à Infusion n’atteint pas 80 $, une solution de rechange pourrait être, pour vous, de ramasser des aliments à l’un des sites d’alimentation de l’Université d’Ottawa.

9.5          Allergies et besoins alimentaires : Le service de traiteur Infusion n’a pas d’installations exemptes d’allergènes, ne peut garantir avec certitude que les aliments sont sans allergènes à 100 % et ne peut offrir de repas spéciaux liés à la religion ou la santé, comme un régime casher ou la maladie cœliaque. Si des participants à votre activité ont une allergie alimentaire médicale connue, vous avez la responsabilité de les informer qu’il n’y a pas de garantie à 100 % que les installations alimentaires sont exemptes d’allergènes et qu’ils doivent avoir avec eux, en tout temps, leur médication prescrite contre les allergies pour autoadministration. Si l’un des participants à votre activité a une réaction allergique aux aliments qui requiert une attention médicale, communiquez avec les Services de protection de l’Université d’Ottawa, en composant le 613‑562‑5411.

Vous devez aviser les Services de toute allergie ou tout besoin alimentaire particulier des participants à votre activité, et le service de traiteur Infusion évaluera ces besoins et déterminera s’ils peuvent être raisonnablement accommodés. Des frais supplémentaires peuvent s’appliquer. Les mesures suivantes seront prises lorsque l’on peut raisonnablement accommoder des allergies alimentaires ou des besoins alimentaires particuliers : préparation de repas tenant compte des allergies dans une salle fermée et séparée à laquelle seuls des employés spécialement formés ont accès; formation du personnel de cuisine à la prévention de la contamination croisée au moyen de procédures sécuritaires de manipulation des aliments et de nettoyage.

9.6          Date limite pour confirmer le nombre de convives : La commande passée au service de traiteur Infusion doit être reçue par les Services d’accueil au moins 14 jours civils avant votre activité. Les sélections finales de menus doivent être confirmées auprès de nos bureaux sept jours civils avant la date de début de votre activité. Au plus tard à 9 h du matin, sept jours civils avant la date de début de votre activité, vous devez confirmer aux Services d’accueil le nombre de participants à votre activité, y compris les enfants, et si des repas sont requis pour tout fournisseur de services participant à votre activité. Votre confirmation est considérée comme une garantie du nombre de convives. Par conséquent, après cette date limite, vous ne pouvez pas réduire le nombre de participants à l’activité. Le nombre garanti de participants à l’activité ou le nombre réel de personnes servies vous seront facturés, selon le plus élevé des deux montants.

9.7          Livraison des repas et ramassage par le service de traiteur Infusion : Le service de traiteur Infusion a besoin d’au moins 45 minutes avant l’heure de début du service pour apporter les repas et de 45 minutes après la fin du service pour le ramassage. Vous êtes responsable de veiller à ce que le local réservé soit accessible et déverrouillé et à ce qu’il y ait une table ou un comptoir de bar prêt pour la livraison des repas et les opérations de ramassage par le traiteur Infusion. Le traiteur Infusion livrera les aliments aux fins de leur service environ 15 minutes avant l’heure de service. À la fin du service, le traiteur Infusion ramassera les restes alimentaires et les boissons. Le traiteur Infusion n’emballera pas de restes alimentaires pour emporter. Si le Service de traiteur Infusion doit effectuer un déplacement supplémentaire pour la livraison de repas ou les opérations de ramassage, des frais de 25 $ pourraient vous être facturés. Le traiteur Infusion fait appel à des fournisseurs de l’extérieur pour certains articles nécessaires au service de traiteur, comme la vaisselle, la coutellerie, la verrerie, le décor de table et les nappes et serviettes. Si ces articles sont perdus ou manquants et qu’ils ne sont pas retournés après le service de traiteur, des frais supplémentaires s’ajouteront à votre facture finale.

9.8          Bons de repas à la Salle à manger de l’Université d’Ottawa : La Salle à manger de l’Université d’Ottawa est ouverte tous les jours pour les réservations de groupe. Elle offre un concept « tout ce que vous souhaitez manger » pour le petit-déjeuner, le déjeuner et le dîner.

  • Les bons ne sont utilisables qu’à la Salle à manger de l’Université d’Ottawa, qui se trouve au Centre universitaire (85, rue Université, au premier étage).
  • Les groupes ne bénéficient d’aucun accès prioritaire. Il n’y a pas de place ou de sièges assignés.
  • Un seul accès par bon.
  • Il n’y a pas de privilèges d’entrée et sortie (il y a des salles de bain à l’intérieur de la salle à manger).
  • Les bons ne sont valides que pour une date précise de réservation.
  • Un minimum de 50 personnes s’applique à toute réservation (de mai à août).

Les bons de repas à la Salle à manger de l’Université d’Ottawa doivent être réservés et ramassés soit à la réception des résidences d’étudiants de l’Université d’Ottawa située sur le campus principal, au 90, rue Université, soit au bureau des Services d’accueil. De septembre à avril, les bons inutilisés peuvent être retournés aux Services d’accueil au plus tard cinq jours civils après la date de l’activité pour un remboursement complet.

9.9          Frais de main‑d’œuvre du service de traiteur Infusion : Les services des serveurs, du personnel de bar et des chefs du traiteur Infusion sont facturés 25,50 $ l’heure. Tous les frais de main‑d’œuvre pour le service sont calculés pour un minimum de 4,5 heures par employé. Ce minimum de 4,5 heures par employé comprend 1,5 heure pour l’installation (à partir de la cuisine), 1 heure pour débarrasser (se terminant dans la cuisine) et 2 heures de service. Si l’activité dépasse 2 heures de service, les heures supplémentaires apparaîtront sur votre facture finale.

SERVICE DE TRAITEUR INFUSION

NOMBRE MINIMUM REQUIS DE SERVEURS

PERSONNEL DES REPAS

 

Réceptions avec service de canapés et/ou de vins et fromages

1 serveur pour 30 invités

Buffet, petit-déjeuner, déjeuner ou dîner

1 serveur pour 30 invités

Petit-déjeuner, déjeuner ou dîner servi ou apprêté

1 serveur pour 20 invités

Barbecue

2 serveurs minimum

Au‑delà de 120 convives, 1 serveur de plus pour 60 invités

PERSONNEL DE BAR

 

Service de vin aux tables

1 serveur pour 32 invités

Service de bar

1 barman + 1 préposé pour 60 invités

*Un serveur supplémentaire est recommandé pour toutes les commandes de service exécutif passées au service de traiteur pour plus de 40 personnes afin de desservir les tables.
 

10. SERVICES D'ALCOOL

10.1        Fournisseur exclusif de services d’alcool : Le traiteur Infusion est le seul service autorisé à servir ou vendre des boissons alcoolisées à une activité se déroulant au campus principal de l’Université d’Ottawa, au campus du 200, avenue Lees ou au campus Roger‑Guindon. Si vous avez l’intention de servir ou de vendre des boissons alcoolisées durant votre activité, vous devez communiquer avec les Services d’accueil pour vous assurer du respect de la licence d’alcool de l’Université d’Ottawa, des politiques de l’Université d’Ottawa sur le service de boissons alcoolisées dans ses locaux ainsi que des lois et règlements applicables de l’Ontario. La Commission des alcools et des jeux de l’Ontario et la Loi sur les permis d’alcool de l’Ontario interdisent aux invités, aux employés et aux étudiants d’apporter leurs propres boissons alcoolisées sur les lieux de l’Université d’Ottawa et d’obtenir un permis pour occasions spéciales pour une activité ou un événement se déroulant à l’Université. Le non‑respect du permis d’alcool de l’Université d’Ottawa, des politiques de l’Université d’Ottawa sur le service d’alcool dans ses locaux ou des lois et règlements applicables entraînera la confiscation de l’alcool et la fermeture de l’activité, ainsi que toute autre mesure que l’Université d’Ottawa serait en droit de prendre en vertu des lois applicables. Il n’y a pas de service d’alcool avant 11 h (ce qui comprend toute boisson contenant de l’alcool) et tous les services de bar se terminent à 1 h 30, et les participants à l’activité doivent partir au plus tard à 2 h. Si le client est une ambassade, se reporter à la politique de service de bar pour les ambassades à la page : http://reservations.uottawa.ca/fr/choisir-le-menu/service-de-bar-pour-les-ambassades.

10.2        Service alimentaire pendant le service d’alcool : Le permis d’alcool de l’Université d’Ottawa exige que des aliments légers soient servis. Croustilles, bretzels, noix et autres amuse-gueule du genre ne satisfont pas à l’exigence de servir des aliments légers, comme des plateaux de légumes, des plateaux de fromage et des hors‑d’œuvre. Vous êtes responsable de veiller à ce qu’il y ait suffisamment de nourriture pour les participants de l’activité pendant que de l’alcool est servi (du début à la fin). Si la nourriture n’est pas arrivée ou n’est pas prête au début du service de bar, le bar doit demeurer fermé jusqu’à ce que la nourriture soit arrivée. S’il n’y a pas suffisamment de nourriture, le bar restera fermé pour le reste du service. Les frais de service de bar ne seront pas remboursés. Si vous apportez votre propre nourriture ou faites appel à un traiteur de l’extérieur, le personnel du service de traiteur de l’Université d’Ottawa n’a pas la permission de servir les boissons alcoolisées ou la nourriture.

10.3        Ventes minimales pour le service aux invités et le service de bar : Des ventes d’au moins 250 $ sont requises au bar (excluant le service de vin aux tables). Si les ventes au service de bar sont inférieures à ce montant, on vous facturera la différence entre le montant réel des ventes et du minimum de 250 $. Les services d’accueil peuvent renoncer à ces frais à leur discrétion et en fonction de la commande d’aliments passée au service de traiteur Infusion pour l’activité.

11. SERVICES

11.1        S’il y a lieu, les Services d’accueil feront les arrangements nécessaires pour que du personnel de l’Université d’Ottawa ou un fournisseur de l’extérieur fournisse les services décrits ci‑dessous en fonction de l’information et des précisions que vous aurez données aux Services d’accueil. Les Services d’accueil ne sont pas responsables des erreurs, des retards ou du défaut de fournir des services pour votre activité de la part du fournisseur tiers. Les Services d’accueil feront des efforts raisonnables pour résoudre les éventuels problèmes avec des tiers fournisseurs de services.

11.2        Frais de main‑d’œuvre : Vous êtes responsable de payer les éventuels frais de main‑d’œuvre. Si les circonstances permettent de prolonger la durée au‑delà de la période de réservation, des taux minimums de main‑d’œuvre pour des services supplémentaires peuvent s’appliquer. Le taux horaire est le double du taux horaire normal et d’autres frais peuvent s’appliquer si le service est requis un jour férié. Les jours fériés en Ontario sont les suivants :

  • Jour de la famille : troisième lundi de février
  • Vendredi saint : le vendredi précédant le dimanche de Pâques
  • Lundi de Pâques : le lundi suivant le dimanche de Pâques
  • Fête de la Reine) : troisième lundi de mai
  • Fête du Canada : 1er juillet
  • Congé municipal : premier lundi d’août
  • Fête du Travail : premier lundi de septembre
  • Action de grâces : deuxième lundi d’octobre

11.3        Services d’installation/de préparation et de démontage/d’enlèvement : Les Services d’accueil peuvent, à vos frais, prendre les dispositions nécessaires pour installer/préparer puis démonter/débarrasser l’espace réservé pour votre activité en fonction de l’information et des précisions que vous aurez fournies. L’installation/la préparation doit être conforme aux exigences en matière de sécurité incendie et de sécurité. Le service de démontage/d’enlèvement comprend le retour de l’installation réservée dans son état initial. Vous devez faire appel aux services de transport de l’Université d’Ottawa si vous devez apporter un changement à l’aménagement original du plan d’étage de l’espace réservé. Les frais d’installation/de préparation et d’enlèvement/de démontage varient selon les heures auxquelles ces services sont fournis. Les heures ouvrables normales sont du lundi au vendredi, de 7 h à 16 h. Un barème modifié s’applique aux soirs et aux fins de semaine. Les services fournis durant les jours fériés sont facturés à un minimum de 12 heures pour chaque opération d’installation et de démontage. La plupart des services prévoient une heure pour l’installation et une heure pour le démontage.

11.4        Locations : Les Services d’accueil font appel à des fournisseurs de l’extérieur pour la vaisselle, la coutellerie, la verrerie, les accessoires/décorations de table, les tentes, l’équipement audiovisuel, les tables, les chaises et d’autres articles de location. Ces articles de location donneront lieu à des frais supplémentaires. Des coûts de location de tables et de chaises peuvent aussi s’appliquer si l’installation réservée ne comprend pas déjà des tables et des chaises ou s’il vous faut davantage de tables et/de chaises pour l’activité. Vous êtes responsable du paiement de tout article de location perdu ou manquant et des frais seront ajoutés à votre facture finale.

11.5        Audiovisuel : Si vous avez besoin de services d’audiovisuel, vous devez recourir aux services d’audiovisuel de l’Université d’Ottawa et les Services d’accueil peuvent prendre les dispositions nécessaires pour que les services d’audiovisuel vous soient fournis pour votre activité.

11.6        Nettoyage : Vous devez assumer les coûts des services de nettoyage si l’Université d’Ottawa juge, à sa seule discrétion, qu’un nettoyage est nécessaire après l’activité. Les services de nettoyage réguliers ne sont pas prévus les fins de semaine et les jours fériés, de sorte que les coûts des services de nettoyage sont ajoutés à votre facture finale. Tout dommage causé ou mobilier manquant sera facturé au client.

11.7        Stationnement : Si vous avez besoin d’arrangements en matière de stationnement, des frais de stationnement vous seront facturés. Pour obtenir de l’information sur le stationnement, veuillez consulter la page Stationnement et transport durable. Pour le stationnement offert aux participants de l’activité qui seront hébergés dans les résidences d’étudiants de l’Université d’Ottawa, des permis de stationnement peuvent être achetés à l’arrivée, au comptoir de réception de la résidence d’étudiants de l’Université d’Ottawa situé sur le campus principal de l’Université, au 90, rue Université. La disponibilité de places de stationnement n’est pas garantie. Le stationnement de camions ou de véhicules d’alimentation n’est pas permis à certains endroits de l’Université d’Ottawa; communiquez avec les Services d’accueil à congres@uOttawa.ca pour plus de détails.

11.8        Services de protection et de sécurité de l’Université d’Ottawa : Le service de sécurité des campus de l’Université d’Ottawa s’appelle les Services de protection et est situé sur le campus principal de l’Université, au 141, rue Louis-Pasteur. Il est ouvert 24 heures sur 24, 7 jours sur 7. Des téléphones d’urgence se trouvent à plusieurs endroits et sont directement connectés au bureau des Services de protection. Voici les numéros à composer :

  • Sécurité :                    613-562-5499
  • Patrouille à pied :   613-562-7433
  • Urgence :                   613-562-5411

Les agents des Services de protection effectuent des inspections de routine et visitent les locaux de l’Université d’Ottawa pour s’assurer que les lois municipales, provinciales et fédérales sont respectées pendant l’activité. Vous êtes responsable de veiller à ce que tous les participants d’âge mineur à l’activité soient accompagnés en tout temps par un adulte (âgé d’au moins 18 ans) sur les lieux de l’Université d’Ottawa, avec un ratio d’au moins 1 adulte pour 10 mineurs. L’Université d’Ottawa peut exiger que ses Services de protection et/ou le Service de police d’Ottawa accompagnent tout participant mineur qui n’est pas supervisé par un adulte pendant qu’il se trouve sur les lieux de l’Université d’Ottawa. Vous serez responsable de payer tous les frais associés à ce service. Si une supervision supplémentaire est requise pendant le séjour des participants à votre activité dans les résidences d’étudiants de l’Université d’Ottawa, vous devez en aviser les Services d’accueil au moins sept jours civils avant la date de votre activité. La sécurité doit être organisée par l’Université d’Ottawa et non par les participants à votre activité. Tout autre fournisseur de services de sécurité se trouvant dans l’enceinte ou sur les lieux de l’Université d’Ottawa sera prié de partir immédiatement. Tout participant à votre activité ou personne assistant à votre activité qui déclenche une alarme incendie inutilement se verra imposer une amende de 500 $. Vous êtes responsable de la conduite des participants à votre activité, d’assurer leur sécurité et de veiller à ce que votre activité soit sécuritaire compte tenu de l’âge, des habiletés et de l’expérience relative des participants à l’activité et des personnes supervisant les participants mineurs à l’activité.

11.9        Matériel promotionnel et nom et logo de l’Université : Le matériel promotionnel ou autre lié à votre activité et la signalisation d’orientation peuvent être assujettis aux politiques de l’Université d’Ottawa. L’Université d’Ottawa peut exiger que votre matériel et votre signalisation liés à votre activité soient dans les demandes officielles (anglais et français). Le matériel promotionnel affiché et la signalisation d’orientation sur les lieux de l’Université d’Ottawa doivent être approuvés par le Service de vie communautaire de l’Université d’Ottawa, qui est situé sur le campus principal de l’Université, au 85, rue Université, et que l’on peut joindre au 613‑562‑5800, poste 4424. Vous êtes responsable d’enlever toute signalisation d’orientation à la fin de la période de réservation. Ni vous, ni les participants à votre activité, ni les personnes assistant à l’activité ne pouvez effectuer d’activités de démarchage, de sollicitation, de commercialisation ou de promotion de l’activité dans l’enceinte de l’Université d’Ottawa sans avoir préalablement obtenu la permission écrite de le faire des Services d’accueil. Votre matériel ne peut pas utiliser le nom, le logo ou toute autre marque officielle de l’Université d’Ottawa de quelque manière que ce soit ni ne peut déclarer ou indiquer que l’Université d’Ottawa endosse ou approuve l’activité à moins que vous ayez obtenu à cet effet une permission écrite des Services d’accueil. Pour les demandes d’autorisation d’utiliser le nom, le logo ou une marque officielle de l’Université d’Ottawa, veuillez communiquer avec la Direction des communications de l’Université d’Ottawa, qui se trouve sur le campus principal, au
550, rue Cumberland, téléphone : 613‑562‑5708, courriel : communications@uOttawa.ca,
Site Web : http://communications.uOttawa.ca/home.html

12. DISPOSITIONS GÉNÉRALES

12.1        Perturbations liées à la construction : Les travaux de construction, d’entretien et de rénovation des installations, locaux et zones adjacentes de l’Université d’Ottawa sont réguliers et nécessaires. Ces travaux de construction, d’entretien et de rénovation peuvent causer du bruit, des perturbations et des inconvénients. L’Université d’Ottawa n’est pas responsable de ces bruits, perturbations et inconvénients et n’offrira pas de rajustement des frais ni de compensation.

12.2        Dommages : Vous êtes responsable des éventuels dommages, blessures (ou décès) ou pertes aux personnes ou à l’installation réservée, aux lieux de l’Université d’Ottawa ou à l’équipement que vous, les participants à votre activité ou toute personne assistant à l’activité avez causés ou qui ont été causés en lien avec l’activité. Vous êtes responsable des coûts de réparation ou de remplacement de biens de l’Université d’Ottawa qui ont été perdus, volés, endommagés, détruits ou vandalisés par vous, les participants à votre activité ou toute personne assistant à l’activité. Tous les coûts que l’Université d’Ottawa devra assumer pour ces raisons seront imputés au client.

12.3        Vol ou perte : L’Université d’Ottawa n’est pas responsable des pertes, dommages, vol ou destruction des biens du client, de tout participant à l’activité ou de toute personne assistant à l’activité, quelle que soit la cause de ces pertes, dommages, vol ou destruction, ni n’est responsable de tout vice caché dans les installations ou lieux de l’Université d’Ottawa ou dans l’équipement.

12.4        Indemnisation : Vous convenez d’indemniser et de protéger sans préjudicie l’Université d’Ottawa, ses mandataires, administrateurs et employés ou représentants contre les actions, les réclamations, les exigences, les dommages, les coûts et les dépenses éventuels, y compris les frais juridiques raisonnables en cas de décès, de blessures, de pertes ou de dommages/préjudices causés aux personnes ou aux biens qui résultent d’une négligence, d’obligations ou de l’exécution ou la non‑exécution par vous, les participants à l’activité ou les personnes pour lesquelles vous êtes responsable devant la loi, en lien avec les présentes modalités, le contrat de réservation, l’utilisation de l’installation réservée ou l’activité.

12.5        Assurance par l’entremise de l’Université d’Ottawa : Est inclus comme poste distinct dans le contrat de réservation et dans la facture finale aux clients externes un montant représentant une prime d’assurance pour l’assurance responsabilité civile commerciale avec une limite de DEUX MILLIONS DE DOLLARS (2 000 000 $) par occurrence pour les lésions corporelles ou le décès d’une ou plusieurs personnes et les dommages causés aux biens en lien avec l’activité. Cette assurance vise à couvrir les organisateurs de l’activité, les bénévoles, les employés, les mandataires et agents et comprend l’Université d’Ottawa, ses représentants, ses administrateurs, ses employés et ses agents en tant qu’assurés supplémentaires en lien avec les obligations découlant de l’utilisation ou de l’occupation, par le client, de lieux et locaux de l’Université d’Ottawa. Cette assurance englobe la responsabilité pour locaux et exploitation, la responsabilité contractuelle générale, la responsabilité réciproque et la responsabilité civile des locataires.

12.6        Assurance contractée par vous : Si vous décidez de refuser la protection d’assurance, vous devez obtenir votre propre protection d’assurance à vos frais auprès d’une compagnie d’assurance réputée et cette assurance doit inclure l’assurance responsabilité civile générale des entreprises avec un minimum de DEUX MILLIONS DE DOLLARS (2 000 000 $) par occurrence pour lésions corporelles ou décès d’une ou de plusieurs personnes et dommages matériels liés à l’activité. Cette assurance vise à couvrir les organisateurs de l’activité, les bénévoles, les employés, les préposés et les agents autorisés, de même que l’Université, ses représentants, ses administrateurs, ses employés et ses agents et mandataires comme autres assurés quant à la responsabilité découlant de l’utilisation ou de l’occupation par le client des lieux et installations de l’Université d’Ottawa. Cette assurance doit englober la responsabilité pour locaux et exploitation, la responsabilité contractuelle générale, la responsabilité réciproque et la responsabilité civile des locataires. Vous devez fournir aux Services d’accueil, 14 jours civils avant la date de votre activité, un certificat d’assurance qui constitue une preuve de cette assurance pour l’Université d’Ottawa. Une fois que les Services d’accueil auront reçu cette preuve et seront satisfaits du certificat d’assurance, les frais de la couverture d’assurance seront retirés de votre contrat de réservation et de la facture finale. Les frais de la couverture d’assurance sont payables si vous ne fournissez pas aux Services d’accueil un certificat satisfaisant d’assurance avant l’expiration du délai susmentionné.

12.7        Modification : Les présentes modalités ne peuvent être modifiées sauf sur entente écrite signée par les Services d’accueil et vous.

12.8        Loi habilitante : Les lois de la province de l’Ontario et les lois du Canada, s’il y a lieu, régissent les présentes modalités et vous convenez de la compétence exclusive des tribunaux situés dans la ville d’Ottawa (Ontario) pour toute procédure judiciaire découlant des présentes modalités.

En acceptant les présentes modalités, le client 1) accuse réception de celles‑ci et confirme qu’il les a lues, 2) convient de s’y conformer et 3) convient qu’elles font partie intégrante du contrat de réservation et y sont intégrées par renvoi.

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