Congrès et réservations modalités

1. FORMULAIRE DE RÉSERVATION EN LIGNE

Vous devez utiliser le formulaire de réservation en ligne afin que Congrès et réservations puisse traiter votre demande de réservation. Une fois que le formulaire de réservation en ligne est acheminé à Congrès et réservations, le coordonnateur de l’activité qui est chargé de votre dossier répondra à votre demande dans un délai d’environ deux jours ouvrables.

Lorsque vous accédez aux installations de l’Université d’Ottawa ou que vous en faites usage, vous acceptez les présentes modalités ainsi que toutes les conditions et lois applicables.

Le fait, pour l’Université, de louer ses locaux et installations et d’accorder la permission de les utiliser ne signifie pas qu’elle approuve ou commandite les activités de ses clients.

2. FRAIS APPLICABLES ET CALENDRIER DES PAIEMENTS

2.1 ESTIMATION DU COÛT DE L’ACTIVITÉ

L’estimation du coût de l’activité est établie en fonction des renseignements fournis dans le formulaire de réservation en ligne et lors des discussions avec le coordonnateur de l’activité.

2.2 FACTURE FINALE (APRÈS L’ACTIVITÉ)

La facture finale peut différer de l’estimation initiale si des services supplémentaires ont été utilisés ou requis aux fins de l’activité. La facture finale sera envoyée au client deux semaines après l’activité.

2.3 FRAIS DE COORDINATION

Les clients externes et les clients internes sans code budgétaire interne (FOAP) qui ont recours aux services de Congrès et réservations doivent payer les frais de coordination de leur activité. À l’heure actuelle, ces frais sont fixés à 15 % du montant final avant taxes. Les frais de coordination peuvent être modifiés sans préavis.

2.4 FRAIS

Veuillez noter que tous les frais peuvent être modifiés sans préavis.

2.5 TAXES

S’il y a lieu, la taxe de vente harmonisée (TVH) est ajoutée à l’estimation du coût de l’activité et aux factures finales. Actuellement, les clients externes doivent payer la TVH de 13%, et les clients internes ayant un FOAP (code budgétaire interne), une TVH de recouvrement des frais de 3,41%. Les taxes peuvent être modifiées sans préavis.

3. FRAIS PAR CATÉGORIES DE CLIENTS ET CALENDRIER DES PAIEMENTS

3.1 Clients internes ayant un FOAP (code budgétaire interne): Les tarifs demandés aux clients internes sont appliqués. Le client doit fournir un FOAP dans le formulaire de réservation en ligne. Si le client n’indique pas de FOAP, la demande de réservation n’est pas traitée ou les tarifs et le calendrier de paiements pour les clients externes sont appliqués.

3.2 Clients internes n’ayant pas de FOAP (code budgétaire interne), clubs et associations d’étudiants: Les tarifs demandés aux clients internes s’appliquent. À moins d’une entente particulière*, le calendrier de paiements suivant sera appliqué:

  • Deux jours ouvrables suivant la confirmation de l’activité: dépôt équivalent aux coûts de location des salles de réunion.
  • Sept jours ouvrables avant l’activité: paiement intégral de l’estimation du coût de l’activité, comprenant les frais des services de traiteur, les frais de location, les frais pour les services et tout autre coût pertinent.
  • Trente jours ouvrables dès la réception de la facture finale: tout solde impayé, y compris les frais et les coûts additionnels engagés au cours de l’activité. La facture finale comprendra aussi tous les remboursements (p.ex., la garantie pour les clés des salles réservées, etc.). Un taux d’intérêt de 2% s’appliquera à tout solde impayé qui n’est pas acquitté dans un délai de 30 jours.

*NOTE: Les clients ayant conclu des ententes spéciales n’ont pas à faire de paiements avant l’activité. La facture, comprenant tous les frais applicables et les remboursements, leur sera envoyée après l’activité et devra être payée dans un délai de 30 jours ouvrables. Un taux d’intérêt mensuel de 2% s’applique à tout solde impayé qui n’est pas acquitté dans les 30 jours.

3.3 Clients externes (y compris les étudiants n’appartenant pas à un club ou à une association d’étudiants): Les frais demandés aux clients externes s’appliquent ainsi que le calendrier de paiements suivant:

  • Deux jours ouvrables suivant la confirmation de l’activité : dépôt équivalent aux coûts de location des salles de réunions.
  • Sept jours ouvrables avant l’activité: paiement intégral de l’estimation du coût de l’activité, comprenant les frais du service de traiteur, les frais de location, les frais pour les services et tout autre coût pertinent.
  • Trente jours ouvrables dès la réception de la facture finale: tout solde impayé, y compris les frais et les coûts additionnels engagés au cours de l’activité. La facture finale comprendra aussi tous les remboursements (p.ex., la garantie pour les clés des salles réservées, etc.). Un taux d’intérêt de 2% s’appliquera à tout solde impayé qui n’est pas acquitté dans un délai de 30 jours. 

4. MODES DE PAIEMENT

Ces modes de paiement sont acceptés: carte Visa, carte MasterCard, argent comptant, carte de débit et chèque certifié libellé à l’ordre de l’Université d’Ottawa / Congrès et réservations.

Adresse postale: À l’attention de l’agent administratif, 85 rue Université, bureau 339 Ottawa, ON, K1N 6N5

Veuillez inscrire sur le chèque, dans la partie réservée aux explications, le numéro d’entente et la date ou joignez une copie de la confirmation au paiement.

5. POLITIQUES D’ANNULATION

5.1 ANNULATION DE RÉSERVATION DE SALLE

Aucun remboursement n’est accordé si l’annulation est faite moins de 30 jours avant l’activité.

Il faut faire la demande d’annulation par écrit, et des frais d’annulation s’appliquent.

5.2 ANNULATION DES SERVICES DE TRAITEUR

La politique d’annulation suivante s’applique pour toutes les catégories de clients (clients internes ayant un FOAP, clients internes n’ayant de FOAP et clients externes).

Un client peut annuler une activité sans raison en faisant parvenir un avis écrit (lettre ou courriel) à Congrès et réservations avant l’activité et moyennant le paiement d’un montant, selon l’échelle suivante:

 

FRAIS D’ANNULATION

DÉLAIS DE RÉCEPTION D’UN AVIS D’ANNULATION

LOCATION D’UNE SALLE DE RÉUNION (DÉPÔT)

TRAITEUR

LOCATION D’ÉQUIPEMENT ET AUTRES SERVICES

FRAIS DE COORDINATION*, TAXES

Plus de 30 jours ouvrables avant l’activité

 

Le dépôt sera remboursé

Sans objet

Sans objet

Sans objet

Sept jours ouvrables ou plus avant l’activité

Le dépôt sera gardé

Sans objet

Sans objet

Frais de coordination de 15% et taxes sur le tarif de location des salles de réunion

De six à quatre jours ouvrables avant l’activité

Le dépôt sera gardé

50% de la commande, frais de main-d’œuvre non compris

50% des frais de location d’équipement et 100% des frais de main-d’œuvre

Frais de coordination de 15% et taxes sur le montant de la pénalité

De trois jours ouvrables à 48 heures avant l’activité

Le dépôt sera gardé

 

100 % de la commande, frais de main-d’œuvre non compris

100% des frais de location d’équipement et 100% des frais de main-d’œuvre

Frais de coordination de 15% et taxes sur le montant de la pénalité

48 heures ou moins avant l’activité

Le dépôt sera gardé

100% de la commande et quatre heures de main-d’œuvre pour chaque membre du personnel des services de traiteur affecté à l’activité

100% des frais de location d’équipement équipement et 100% des frais de main-d’œuvre

Frais de coordination et taxes de 15% sur le montant de la pénalité

Les frais d’annulation, s’il y a lieu, doivent être payés dans un délai de 30jours dès la réception de la facture. Un taux d’intérêt de 2% s’applique à tout solde impayé qui n’est pas acquitté dans un délai de 30 jours. Les clients internes ayant un FOAP doivent s’acquitter de leurs frais d’annulation au moyen de leur FOAP. *Seuls les clients internes n’ayant pas de FOAP et les clients externes ont à payer les frais de coordination.

6. COMMANDITE DE CLIENTS EXTERNES

Pour la faculté, l’école ou le service qui souhaite commanditer un client ou une activité externe

Veuillez choisir l’une de ces deux possibilités:

1- Les contrats auxquels on applique les tarifs internes se font au nom de la faculté, de l’école ou du service, qui doit, dès la réception de la facture, payer le montant intégral du contrat à l’aide de son FOAP (code budgétaire). La faculté, l’école ou le service présente ensuite une demande de remboursement (partiel ou intégral) au client afin de renflouer son budget.

2.- Les contrats auxquels on applique les tarifs externes se font au nom du client externe, lequel doit payer le montant intégral de la facture conformément aux dispositions du contrat. La faculté, l’école ou le service qui souhaite fournir une aide financière à un client ou pour une activité externe détermine le montant à transmettre par chèque au client externe ou à l’organisation responsable de l’activité.

7. RENSEIGNEMENTS SUR LES RÉSERVATIONS

7.1 COÛTS

Exception faite des frais de salles et de coordination, Congrès et réservations se conforme aux tarifs, aux prix, aux politiques et aux procédures des départements, facultés, services et fournisseurs externes. Tous les frais peuvent être modifiés sans préavis.

7.2 SALLES ET LIEUX

Le client accepte les salles et lieux réservés tels quels et l’Université n’est pas responsable si les modifications à leur configuration ont un effet sur leur capacité maximale autorisée. Si de l’équipement supplémentaire (tables, chaises, estrade, etc.) est utilisé dans la salle de classe, la salle de conférence ou dans tout autre endroit sur le campus, le client doit à ses frais remettre l’espace en question dans son état original avant le prochain cours ou la prochaine activité.

Le client est entièrement responsable de l’équipement multimédia, du mobilier et des accessoires se trouvant sur les lieux pendant toute la durée de la réservation indiquée dans le contrat, même si l’activité est plus courte que prévu. Par conséquent, le client doit superviser les lieux en tout temps pendant cette période. Le client doit remettre le lieu dans sa configuration originale après l’activité, faute de quoi des frais supplémentaires s’ajoutent à la facture finale.

7.3 CAPACITÉ MAXIMALE

Il est strictement interdit de dépasser la capacité maximale prescrite des salles et des lieux. Cela dit, les modifications à la configuration initiale d’une salle peuvent influer sur sa capacité maximale autorisée. C’est pourquoi les modifications doivent d’abord être approuvées par Congrès et réservations. Une fois cette approbation obtenue, les coûts sont ajustés en conséquence.

7.4 DURÉE DE L’ACTIVITÉ

La durée de l’activité est établie dans le contrat. Le client doit quitter la salle trente (30) minutes après la fin prévue de l’activité.

Le client ne peut, en aucun cas, poursuivre l’activité au-delà des heures dans le contrat sans consulter le coordonnateur au préalable. Si la situation permet à l’activité de se prolonger au-delà des heures prescrites, d’autres frais additionnels pourraient s’ajouter à la facture finale.

7.5 ACCÈS À DESMARAIS, 12ème étage

Vous aurez accès à l`étage 1 heure avant le début de l`évènement. Un délai de 30 minutes suivant l`heure de fin de l`activité est accordé pour quitter les lieux. Des frais de 25$ l`heure, pour un minimum de 4 heures, vous seront facturés si votre activité excède l`heure de fin de prévue au contrat.

Toutes activités reliées aux évènements doivent avoir lieux dans les espaces réservés. Une table d`inscription peut être aménagée à l`entrée des salles. Le bureau de la réception du 12e ainsi que tout autre espace non réservé ne peuvent être utilisés.

7.6 VERROUILLAGE ET DÉVERROUILLAGE DES PORTES

Le verrouillage et le déverrouillage des portes de certaines salles de classe et salles de conférence s’effectuent automatiquement en fonction de la liste des réservations figurant dans le Système d’information scolaire (SIS), d’où l’importance de réserver officiellement en communiquant avec Congrès et réservations à congres@uOttawa.ca ou au 613-562-5771. Pour les salles accessibles au moyen d’une clé, le client est responsable du verrouillage des portes et du retour des clés.

7.7 CLÉS

Le client accepte de verser un dépôt de garantie de 200 $ pour les clés des salles réservées. Le montant intégral du dépôt lui sera remboursé au retour des clés. En cas de non-retour ou de perte des clés, Congrès et réservations conservera le dépôt.

8. REPAS ET BREUVAGES

8.1 POLITIQUES SUR LES REPAS ET BREUVAGES

  • Sauf mention contraire, tous les articles au menu sont pour une personne.
  • Les prix comprennent la livraison pour les activités sur le campus principal et aux sites secondaires, dont l’avenue Lees, le campus Roger-Guindon et le 1, rue Nicholas.
  • Les prix du < Menu Classique Infusion> (menu tout-aller) comprennent ces services de base: livraison, ramassage et nécessaire de table jetable (assiettes en carton, serviettes en papier et verres biodégradables, et coutellerie compostable).
  • Les prix du < Menu Exécutif Infusion> (menu haut de gamme) comprennent ces services de base: livraison et ramassage: verrerie, coutellerie et ustensiles, serviettes en papier; des frais additionnels peuvent s’appliquer aux demandes spéciales de linge (couleur, type particulier, etc.).
  • Toute commande du < Menu Exécutif Infusion> requiert la présence de personnel de service pendant l’activité, lequel se charge notamment de l’installation et du démontage; des frais de main-d’œuvre s’appliquent (consulter les frais de main-d’œuvre ci-dessous au point 8.4)
  • Les commandes de moins de 75$ sont assujetties à des frais de livraison de 15$.
  • Nous nous efforçons d’honorer les commandes de dernière minute dans un délai de 24 heures, dans la mesure où la nourriture et la main-d’œuvre sont disponibles.
  • Des frais sont exigibles pour les assiettes, le linge de table et l’équipement manquant.
  • Pour des raisons de santé et de sécurité, il est interdit d’emballer de la nourriture et de la transporter hors du lieu de l’activité.
  • Le client est entièrement responsable de l’enlèvement de son équipement dès la fin de l’activité.
  • Nous mettons tout en oeuvre pour répondre aux besoins alimentaires particuliers, mais il nous faut un avis préalable.

8.2 POLITIQUES SUR LES REPAS ET BREUVAGES- DESMARAIS 12ème ÉTAGE, TRAITEUR EXTERNE

Si vous utilisez les services d'un traiteur externe, les frais d'utilisation de la cuisine du 12e étage sont de 100$ et vous devez réserver celle-ci au préalable. La même procédure s'applique si vous apportez votre propre nourriture. Le client doit nettoyer la cuisine après l'évènement cependant, les frais de nettoyage de 200 $ vous seront facturés au cas où le service d`entretien ménager de l`Université devrait s`en acquitter.

8.3 CONFIRMATION DU NOMBRE D’INVITÉS ET ÉCHÉANCE

Le client doit nous confirmer les choix finaux de menu sept (7) jours avant l’activité. Quant au nombre d’invités, y compris les enfants, il faut le confirmer auprès du coordonnateur au plus tard à 9 heures, trois (3) jours ouvrables avant l’activité. Les repas sont à moitié prix (demi-portion) pour les enfants de 4 à 10 ans et sont gratuits pour les enfants de 3 ans et moins.

Le client doit préciser si des repas sont à prévoir pour le personnel de service pour que nous puissions les ajouter à la confirmation. De plus, il lui faut confirmer les dernières modifications au plan de salle sept (7) jours ouvrables avant l’activité. La facture tient compte soit du nombre confirmé d’invités, soit du nombre réel d’invités, le plus élevé étant retenu.

8.4 FRAIS DE MAIN-D’OEUVRE

Les frais de main-d’œuvre du personnel de service sont fixés à un minimum de quatre (4) heures de travail par employé. Les serveurs, barmen et chefs gagnent un taux horaire de 25$. Le personnel devant travailler un jour férié reconnu gagne le double de son taux habituel. Voir les ratios employés / invités ci-dessous

Réceptions avec service de canapés ou de vins et fromages

Un serveur pour 30 invités

Buffet de déjeuner, de dîner ou de souper

Un serveur pour 30 invités

Service de déjeuner, de dîner ou de souper

Un serveur pour 20 invités

Service de bar à vin

Un serveur pour 40 invités

Service de bar (la Politique sur les employés de bar est ci-dessous )

Un barman et un préposé pour 60 invités

8.5 JOURS FÉRIÉS

Des frais de main-d’œuvre supplémentaires s’appliquent aux activités qui ont lieu un jour férié:

  • Jour de la famille: troisième lundi de février
  • Vendredi saint: le vendredi précédant le dimanche de Pâques
  • Lundi de Pâques: le lundi suivant le dimanche de Pâques
  • Fête de Victoria (de la Reine): troisième lundi de mai
  • Fête du Canada: 1er juillet
  • Congé municipal: premier lundi d’août
  • Fête du Travail: premier lundi de septembre
  • Action de grâces: deuxième lundi d’octobre

Veuillez noter que l’Université d’Ottawa est fermée pendant la période des Fêtes (fin de décembre au début de janvier). Communiquez avec votre coordonnateur pour en connaître les dates précises.

8.6  POLITIQUE SUR LES BOISSONS ALCOOLISÉES SUR LE CAMPUS

Selon la Loi sur les permis d’alcool et la CAJO, il est interdit pour les invités, les employés et les étudiants d’apporter leurs propres boissons alcoolisées sur la propriété de l’Université d’Ottawa et d’obtenir un permis de circonstance à cette fin. Toute boisson alcoolisée illégale est confisquée et entraîne l’arrêt de l’activité.

8.7  SERVICE DE BOISSONS ALCOOLISÉES

Les boissons alcoolisées doivent être commandées par l’entremise de Congrès et réservations au moment de la réservation. Des services de bar sont offerts, en conformité avec les règlements de la Liquor Control Board of Ontario et les politiques et règlements de l’Université.

BAR PARRAINÉ : Le client paye l’ensemble des consommations servies et sa facture est calculée en fonction de la consommation. Les prix du bar parrainé de Menu Exécutif Infusion comprennent de la verrerie et ceux du Menu Classique Infusion comprennent des verres en plastique jetables à usage unique.

BAR PAYANT : Les invités achètent leurs propres consommations. Les prix du bar payant comprennent les taxes.  L’option Menu Exécutif Infusion donne droit au service de verrerie, et l’option Menu Classique Infusion aux verres en plastique jetables à usage unique. Veuillez noter qu’il est impossible d’effectuer des paiements par carte de crédit ou carte de débit sur place; il faut payer comptant.

BAR À VIN : Le client paye tout le vin servi et sa facture est calculée en fonction de la consommation. Il n’y a pas de vente minimale requise pour les bars à vin. Les prix du Menu Exécutif Infusion comprennent de la verrerie et ceux du Menu Classique Infusion des verres en plastique jetables à usage unique.

8.8 MONTANT MINIMAL DE VENTES POUR LE BAR PARRAINÉ ET LE BAR PAYANT

Le montant minimal de ventes est fixé à 200 $ (à l’exception du bar à vin). Si l’activité génère un montant moindre, le client doit payer la différence entre le montant minimal requis et celui de la consommation réelle.

8.9 POLITIQUE SUR LES EMPLOYÉS DE BAR ET LA COMMISSION DES ALCOOLS ET DES JEUX DE L’ONTARIO (CAJO)

Les services de bar parrainé et de bar payant prévoient tous deux un barman et un préposé pour 60 invités. Ces employés reçoivent un salaire horaire de 25 $ pour un minimum de quatre heures de travail, dont une heure d’installation, une heure de démontage et deux heures de service. Si l’activité se prolonge au-delà des deux heures de service prévues, des heures supplémentaires s’ajoutent à la facture finale. Les services de bar ferment à 1 h 30, et les invités doivent quitter les lieux au plus tard à 2 heures.

TOUS les services de bar doivent fournir des goûters légers, conformément aux exigences de la Commission des alcools et des jeux de l’Ontario.

9. ACTIVITÉS EN PLEIN AIR

Si l’activité se déroule à l’extérieur et que vous prévoyez qu’au moins 500 personnes seront présentes à un moment donné au cours de celle-ci, la Ville d’Ottawa exige que vous déteniez un permis d’événement spécial. Le client est responsable de remplir le formulaire de demande de permis d’événement spécial de la Ville d’Ottawa et de le soumettre à celle-ci, à ses frais, afin d’obtenir le permis avant la tenue de l’événement, en conformité avec le règlement municipal sur les événements spéciaux.

Veuillez noter que les dates limites de présentation des demandes varient selon le type d’événement. Pour plus d’information sur ce permis ou pour en obtenir un, consultez le site Web de la Ville d’Ottawa au www.ottawa.ca, ou communiquez avec la Ville au 3-1-1 ou à congres@uOttawa.ca.

10. RÉSONNE FRAIS DE GESTION DE LA MUSIQUE

La Société de gestion de la musique Ré•Sonne a reçu de la Commission du droit d’auteur du Canada le mandat de percevoir des redevances lorsque de la musique enregistrée est diffusée publiquement. Cela comprend, sans s’y limiter : la musique diffusée pendant des réceptions, des mariages, des assemblées, des expositions, des foires, des festivals et des séances d’activités physiques. Ce frais est exigé par espace/ par jour. Ré•Sonne gère les droits d’exécution publique et distribue les redevances aux artistes et aux maisons de disques. Lorsqu’elle diffuse de la musique enregistrée, l’Université d’Ottawa, par l’entremise de Congrès et réservations, est tenue par la loi de percevoir ces redevances et d’effectuer des paiements annuels à Ré•Sonne. www.resound.ca/fr

Si Congrès et Réservation n'a pas été informé avant l'évènement qu'il y avait de la musique enregistrée diffusée publiquement durant l'évènement, une pénalité de $50 sera facturé.

11. AUTRES SERVICES

11.1 LOCATION 

Congrès et réservations engage des fournisseurs externes pour ces articles, entre autres : vaisselle en porcelaine, coutellerie, décorations de table, chapiteaux et équipement audiovisuel. Ces articles entraînent des frais supplémentaires. Des frais de location de tables et de chaises peuvent s’appliquer en outre si le lieu réservé n’en a pas. Le coût d’articles manquants ou non remis au locateur après l’activité s’ajoute à la facture après le fait.

11.2  FOURNISSEURS

Congrès et réservations n'est pas responsable des imprévus, des contretemps et des erreurs des fournisseurs durant l’activité, y compris des services que ces derniers auraient pu omettre. Congrès et réservations s’efforce de dépanner le client dans la mesure du possible.

11.3  ENTRETIEN MÉNAGER

Le client s’engage à payer le nettoyage des lieux avant et (ou) après l’activité lorsque l’Université le juge nécessaire. En temps normal, il n’y a pas de service d’entretien ménager la fin de semaine et les jours fériés; donc, si un nettoyage s’impose au cours de ces périodes, les frais sont ajoutés à la facture finale. Tout dommage ou mobilier manquant est facturé au client.

11.4  STATIONNEMENT

Congrès et réservations peut réserver des aires de stationnement et ajuster les frais en conséquence. Pour vous renseigner sur les stationnements, veuillez consulter le service Stationnement et transport durable.

11.5  SÉCURITÉ

L'Université se réserve le droit de faire appel à des services de sécurité supplémentaires lorsqu'elle le juge nécessaire. La facture finale est modifiée en conséquence.

Toutes les personnes mineures doivent être en tout temps accompagnées d’un adulte (19 ans et plus), à raison d’un accompagnateur pour dix mineurs. L’Université se réserve le droit de faire appel au Service de la protection et (ou) aux services policiers d’Ottawa, aux frais du client, pour faire accompagner les mineurs présents sur les terrains de l’Université. Le client doit s’assurer que les mineurs sont adéquatement supervisés et voir à la sécurité de toutes les activités auxquelles s’adonnent les mineurs dont ils ont la responsabilité, compte tenu de leur âge, de leurs habiletés et de leur expérience.

11.6  SERVICE DE LA PROTECTION

Le Service de la protection est situé au 141, rue Louis-Pasteur. Ses bureaux sont ouverts 24 heures par jour, sept jours par semaine. Les téléphones d’urgence disséminés dans de nombreux endroits stratégiques du campus permettent de communiquer directement avec le Service de la protection. Voici les numéros à composer :

  • Sécurité :                            613-562-5499
  • Patrouille à pied :              613-562-7433
  • Urgence :                            613-562-5411

Durant leurs inspections, les agents de protection visitent les endroits du campus où des activités ont lieu. Ils voient au respect des règlements municipaux, provinciaux et fédéraux.

11.7  AFFICHES ET PUBLICITÉ

Une bonne signalisation est essentielle au succès d’un colloque. Les affiches et le matériel publicitaire concernant les activités doivent se conformer aux politiques et lignes directrices de l’Université. Pour plus d’information, communiquez avec la Direction générale des communications de l’Université (550, rue Cumberland, 613-562-5708 ou communications@uOttawa.ca).

Toute la signalisation doit être enlevée à la fin de l’activité ou de la réservation.

Pour faire de la publicité sur le campus, vous pouvez afficher vos documents sur l’un ou l’autre des 80 babillards disséminés sur le campus. Cependant, vous devez faire approuver votre affiche par le Service de vie communautaire, situé au 85, rue Université, que vous pouvez joindre au 613-562-5800 poste 4424.

11.8  RISQUES D’INCENDIE

Les brûleurs à flamme nue, les bougies et tout autre article similaire sont interdits dans les bâtiments du campus, tout comme les activités pouvant produire de la fumée, sauf approbation préalable du coordonnateur. Pour les barbecues sur le campus, il faut placer un extincteur à côté de chaque appareil pendant toute la durée de l’activité.

Les décors et l’équipement qui utilisent une flamme nue ne sont pas permis dans les immeubles de l’Université ou sur les lieux de l’activité. Il faut obtenir la permission de Congrès et réservations pour utiliser des chandelles et chandeliers sur les tables.

12.  RESPONSABILITÉ

12.1  CATASTROPHE ET FORCE MAJEURE

Si des circonstances exceptionnelles l’exigent (bris mécanique, défectuosité d’équipement, catastrophe naturelle, incendie, conflit de travail, etc.), l’Université se réserve le droit d'annuler une réservation par tout moyen de communication (oral ou écrit). Le cas échéant, l’Université rembourse le client, mais elle ne peut être tenue responsable des dommages, directs, indirects ou particuliers, des pertes de profit ou des autres pertes découlant de l’annulation.

12.2  NATURE DE L’ACTIVITÉ

En acceptant ces modalités, le client s’engage à utiliser seulement le lieu prévu dans le contrat, et ce strictement aux fins décrites dans la section Type d’activité à la première page du document de confirmation ou du contrat. Ce contrat n’est valable que si le lieu est utilisé à des fins légales et conformément aux lois et à la réglementation applicables, ainsi qu’aux règlements pertinents de l’Université.

12.3  RESPONSABILITÉ ET EXONÉRATION

Le client reconnaît que l’Université d’Ottawa, ses administrateurs, son personnel et ses préposés ne peuvent être tenus responsables de biens perdus, endommagés ou détruits, de blessures corporelles ou de décès découlant du présent contrat, quelle qu’en soit la cause.

Le client se porte garant et exonère de toute responsabilité l’Université d’Ottawa, ses administrateurs et son personnel à l’égard des réclamations, demandes, dommages, coûts et dépenses, y compris les notes raisonnables de frais d’avocat, résultant d’un décès, d’une blessure, d’une perte ou d’un dommage, visant un bien ou une personne et découlant du présent contrat, quelle qu’en soit la cause.

Le client s’engage à ne pas endommager le lieu de l’activité de quelque façon que ce soit et à bien surveiller les participants pour s’assurer qu’ils se comportent de manière civilisée. Le client est responsable de la conduite et des actes de l’ensemble des participants et doit payer tout dommage conformément au présent contrat.

12.4  ASSURANCE

Votre facture comprend, sur une ligne distincte, une prime d’assurance de responsabilité générale commerciale assortie d’une limite de DEUX MILLIONS DE DOLLARS (2 000 000 $) par incident pour blessure corporelle ou décès d’une ou de plusieurs personnes et pour dommages matériels résultant de l’événement ou de l’activité. Cette assurance couvre les organisateurs de l’événement et leurs bénévoles, employés, préposés et agents autorisés, de même que l’Université, ses administrateurs et son personnel, comme autres assurés quant à la responsabilité découlant de l’utilisation ou de l’occupation par le client des lieux et des installations de l’Université. Cette assurance englobe la responsabilité pour locaux et exploitation, la responsabilité contractuelle générale, la responsabilité réciproque et la responsabilité civile des locataires.

Le client a le choix de contracter d’une source différente une assurance de responsabilité générale commerciale prévoyant une limite minimum de DEUX MILLIONS DE DOLLARS (2 000 000 $) par incident pour blessure corporelle ou décès d’une ou de plusieurs personnes et pour dommages matériels résultant de l’événement ou de l’activité. Cette assurance doit couvrir les organisateurs de l’événement et leurs bénévoles, employés, préposés et agents autorisés, de même que l’Université, ses administrateurs et son personnel, comme autres assurés quant à la responsabilité découlant de l’utilisation ou de l’occupation par le client des lieux et des installations de l’Université. Cette assurance doit englober la responsabilité pour locaux et exploitation, la responsabilité contractuelle générale, la responsabilité réciproque et la responsabilité civile des locataires. Sur présentation d’un certificat d’assurance acceptable attestant de la satisfaction de ces exigences, l’Université supprimera la couverture d’assurance générale commerciale qu’elle fournit pour cet événement et exonérera le client de la prime qui s’y rattache.

12.5  DROIT DE RÉSILIATION

L’Université se réserve le droit, si elle le juge bon, de limiter ou refuser l’accès à ses installations et de rejeter les futures demandes de réservation du client.

L’Université peut également retirer sa permission d’utiliser ses installations et ne pas rembourser le dépôt, les frais ou les autres paiements du client lorsque :

  • une activité menée ou un acte effectué dans l’installation perturbe les activités sur le campus ou des occupants du campus, ou constitue une nuisance, une menace ou un incitatif à la violence, selon l’Université;
  • le client a fait de fausses représentations  ou cédé le contrat sans le consentement de l’Université;
  • les installations ne sont pas utilisées aux fins prévues dans la demande de réservation; ou
  • il y a contravention aux lois ou aux règlements, ou violation des dispositions de l’entente.

L’Université se réserve le droit de résilier sans avis préalable l’entente conclue avec un client qui encourage un comportement et des opinions susceptibles d’encourager la discrimination, le mépris ou la haine, et si l’Université estime que l’utilisation des installations est susceptible de perturber la bonne marche des activités universitaires.

Le client reconnaît que l’Université ne peut garantir un approvisionnement ininterrompu en électricité, en eau, en chaleur, en climatisation ou en d’autres types de services, et il exonère l’Université de toute demande de remboursement découlant d’une telle interruption. Dans la mesure de ses moyens, l’Université fera diligence pour rétablir le service (service public ou autre) interrompu.

Lorsque, dans certaines circonstances, l’Université ne peut assurer l’accès à ses installations (par exemple en cas de bris mécanique, de défaillance d’équipement ou de catastrophe naturelle), elle remboursera au client son dépôt de réservation. L’Université n’est pas responsable des dommages ou autres pertes, y compris les dommages indirects ou particuliers et les pertes de profit entraînées par l’annulation. 

Dans de tels cas, l’Université ne rembourse pas le client; elle se réserve en outre le droit de rejeter les futures demandes de réservation du client en question.

13. AUTRES CONSIDÉRATIONS

  • Les animaux ne sont pas permis sur le campus, à l’exception des animaux d’assistance. Il est interdit de fumer dans les immeubles de l’Université.
  • Les clients doivent comprendre que les terrains de l’Université sont accessibles au public. Congrès et réservations ne peut garantir la sécurité du client et des invités de ce dernier sur les terrains de l’Université.
  • Le client ne peut céder ou transférer ce contrat à une autre personne ou entreprise, ou à un autre organisme ou groupe sans avoir obtenu au préalable l’autorisation écrite de l’Université.
  • Lorsqu’il utilise les installations de l’Université, le client doit respecter les règlements et politiques de l’établissement, ainsi que la réglementation fédérale, provinciale et municipale. Le matériel qu’il affiche et distribue doit aussi s’y conformer.

En acceptant les présentes modalités, le client s’engage à utiliser les installations uniquement aux fins prévues dans le contrat de réservation.

Haut de page