Q – À quel moment dois-je faire les paiements pour mon événement?

Nous exigeons de tous nos clients externes un prépaiement. Pour garantir la réservation d’une salle, vous devrez faire un dépôt initial équivalant au coût de location de la salle en question. Vous devrez acquitter l’intégralité des autres montants prévus à votre contrat au plus tard sept jours avant votre événement. Nous vous ferons parvenir une facture finale une fois que votre événement sera terminé. Cette facture récapitulera toutes dépenses liées à l’événement, telles que les dépenses pour les services de bar, la location de matériel audiovisuel additionnel, des services imprévus requis le jour de l’événement, etc.

Si vous réglez votre facture en utilisant un code budgétaire interne (FOAP), le montant total à payer sera débité de votre compte après l’événement.

Q – Qui reçoit la facture finale?

Nous envoyons toutes les factures à la personne-ressource principale dont le nom figure sur le contrat.

Q – Combien de temps faut-il compter avant de recevoir la facture finale?

En principe, vous recevrez votre facture finale au cours des deux semaines qui suivent la fin de votre événement (que vous soyez un client interne ou externe).

Q – Quel est le délai accordé pour régler le solde de ma facture?

Vous aurez 30 jours après la réception de votre facture finale pour régler ce que vous nous devez. Les montants impayés au-delà de ce délai seront majorés de 24 % par année tant qu’ils seront en souffrance (clients externes seulement).

Q – Comment la facture finale est-elle établie? Quelles sont les taxes à prévoir?

Les montants payables aux termes d’un contrat passé avec un client externe sont majorés de 15 % au titre des frais de coordination. La taxe de vente harmonisée (TVH), dont le taux est de 13 %, est ajoutée au montant total facturé, frais de coordination compris. Les montants payables aux termes d’un contrat passé avec un client interne sont soumis à une taxe interne de 3,41 %.

Q – Est-ce que Congrès et réservations offre des modalités de paiement?

Avant de confirmer votre réservation, nous vous informerons de l’ensemble des coûts et frais comme du montant total à régler. Nous estimons donc que vous saurez d’avance combien votre événement vous coûtera et que vous pourrez ainsi faire le nécessaire pour acquitter les sommes dues aux dates prévues dans votre contrat.

Q – Pourquoi dois-je fournir un code FOAP pour l’événement de notre faculté même si nous n’avons aucun montant à régler?

La communication d’un FOAP est généralement requise pour accorder des remises et appliquer des frais de débit. Elle sert aussi à comptabiliser tout service demandé à la dernière minute, le cas échéant, et d’éventuelles fournitures commandées dans la foulée, ou encore pour imputer à votre compte les frais applicables si jamais vous annuliez votre événement.

Q – Je suis un client externe. Pourquoi me facture-t-on des frais de coordination et à quoi correspondent ces frais?

Ce sont là des frais administratifs qui couvrent le coût des services assurés par votre agente ou agent de coordination.

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