COVID-19 : Lignes directrices pour les rassemblements sur le campus en toute sécurité

Assurer votre sécurité lors de vos événements en personne

État actuel des mesures de santé publique

L'Université d'Ottawa base ses décisions relatives à la tenue d'événement sur les mesures de santé publique qui sont en place au niveau provincial et municipal.
Conformément aux procédures de l'Université d'Ottawa et de Santé publique Ottawa, ainsi que les recommandations de l'industrie, nous avons élaboré une liste de directives pour les rassemblements sociaux dans le but de garantir la santé et la sécurité des participants. Ces directives sont assujetties à des changements sans préavis.

Ces directives doivent être respectées pour tous les rassemblements en personne sur le campus, que vous ayez effectué la réservation de votre salle auprès de Congrès et Réservations ou non. Il incombe au client de s'assurer qu'il connaisse les dernières mises à jour avant le début de sa réservation.

Reopening step 3 (green)

Que pouvons-nous faire sur le campus?

 

Jusqu'au 31 janvier 2022

Since public health authorities forecast a very significant increase in the number of COVID-19 infections at the start of winter, l'Université d'Ottawa a pris la décision d'annuler tous les rassemblements non-essentiels sur notre campus jusqu'au 1er février 2022.

La santé et la sécurité de notre communauté ont toujours été notre priorité. Cette mesure nous permettra d’analyser l’impact du virus et de collaborer avec les autorités sanitaires dans les prochaines semaines afin de mieux protéger tous les membres de notre communauté.


À partir du 1er février 2022 (sujet à changement)

Activités internes :

À l'intérieur : Autorisé, voir la capacité ci-dessous.

À l'extérieur : Autorisé, voir la capacité ci-dessous.

Pour nous aider à traiter votre demande le plus efficacement et le plus rapidement possible, veuillez demander un devis en ligne en remplissant le formulaire disponible à reservations.uottawa.ca. Vous pouvez également soumettre toute demande de renseignements généraux à congres@uottawa.ca. Veuillez noter que le personnel de Congrès et réservations ne sont pas en mesure de répondre aux demandes faites par courriel ou par téléphone, sauf si votre demande de devis a été soumise en ligne et adressée à l'agent responsable de la demande.

Activités externes : En raison d'un personnel limité, nous n'acceptons pour l'instant que les activités externes de nos clients externes réguliers.

Activités pour les groupes étudiants :

À l'intérieur : Autorisé, voir la capacité ci-dessous.

À l'extérieur : Autorisé, voir la capacité ci-dessous.

Toutes les demandes des groupes étudiants doivent être envoyées par VEMS - le portail VEMS devrait ouvrir dans la semaine du 16 août 2021. Vous pouvez également soumettre toute demande de renseignements généraux à congres@uottawa.ca. Veuillez noter que le personnel de Congrès et réservations ne sont pas en mesure de répondre aux demandes faites par courriel ou par Teams. 


Lignes directrices à partir du 15 novembre 2021

Capacité maximale autorisée :

Votre agent de coordination vous communiquera la capacité de votre activité. La capacité maximale de COVID est basée sur :

  • l'état actuel des mesures de santé publique
    • En intérieur : Nous n'avons plus pour obligation de maintenir la distanciation physique entre les participants. Les capacités des espaces polyvalents et les plans d'étage se trouvent sur notre site Web. Tenez compte du fait que la plupart des espaces se trouvent aux étages supérieurs où les limites de capacité sont toujours applicables dans les ascenseurs (1-2 personnes maximum).
    • Jusqu'à nouvel ordre: L'Agora, la promenade du niveau inférieur du Centre universitaire (UCU) et d'autres espaces du foyer sont fermés jusqu'à nouvel ordre pour les activités en raison des limites de capacité du bâtiment et de la circulation.
    • À l'extérieur : Nous n'avons plus pour obligation de maintenir la distanciation physique entre les participants.
      • *Toutes activités extérieures de plus de 200 personnes à la fois doivent être approuvées par la direction de C&R.
      • *Toutes activités extérieures de plus de 500 personnes à la fois nécessitent un permis de la Ville d'Ottawa.
  • L'aménagement requis pour votre activité
  • Le type d'activité
    • Conformément aux directives du gouvernement de l'Ontario, les activités intérieures comportant de la danse (par exemple, les réceptions de vacances avec danse) ne sont pas autorisées jusqu'à nouvel ordre.
    • Jusqu'à nouvel ordre : Les tables promotionnelles (kiosques) dans les foyers ne sont actuellement pas disponibles en raison des limites de capacité du bâtiment et de la circulation.
  • La faisabilité opérationnelle et ressources disponibles requises pour accueillir votre groupe sur le campus.

 

Restrictions d'heures

Les activités doivent avoir lieu entre 5 h et 23 h ou selon les heures d’ouverture des bâtiments de l’Université d’Ottawa

Nourriture : Les buffets libre-service sont interdits. Des repas emballés ou servis sont obligatoires que ce soit par le traiteur interne Infusion ou un fournisseur externe.

Service d'alcool : Veuillez noter que Traiteur Infusion reste le service exclusif des boissons alcoolisées sur le campus.

Les directives pour les activités sur le campus (en date du 25 octobre 2021)

  • Avant d'arriver sur le campus, tous les employés, étudiants et visiteurs doivent remplir la Déclaration de vaccination COVID-19 de l'Université d'Ottawa et le Bilan de santé quotidien. Si vous ne réussissez pas l'évaluation, veuillez ne pas participer à cette activité.
  • À compter du 22 septembre 2021, afin de s'aligner sur les exigences du gouvernement provincial, tous les participants et intervenants de plus de 12 ans qui ont accès à des activités dans les locaux de l'Université d'Ottawa (à l'intérieur et à l'extérieur) devront être entièrement vaccinés (2 doses + 14 jours). Au point de contrôle de l'activité, il vous sera demandé de présenter une preuve de vaccination et une pièce d'identité gouvernementale (avec votre nom et votre date de naissance) pour vérification.
  • Tous les participants et les intervenants doivent suivre les consignes en matière de voyage.

Quel que soit le niveau de restriction, voici les lignes directrices à suivre:

  • Votre agent ou agente de coordination vous transmettra également notre plus récente fiche de contrôle COVID-19 pour les activités en personne. Ce document comprend des directives pour :
    • Le dépistage
    • La distanciation physique et les mesures environnementales
    • La désinfection des mains et des surfaces ainsi que le nettoyage
    • Le port du masque et l’équipement de protection individuelle
    • Directives de sécurité et atténuation des risques
  • Vous devez garder une liste avec les noms et adresses des participants pour assurer un suivi du nombre de participants et pour faire un suivi avec les participants si l'un d'entre eux signale des symptômes en conformité avec les directives de SPO.

Foire aux questions

Dois-je porter un masque pendant mon activité/événement?
À l’intérieur

Santé publique Ottawa oblige maintenant le port du masque ou du couvre-visage dans tous les lieux publics fermés. Tous les membres de la communauté de l'Université d'Ottawa ainsi que les participants d’activités sur le campus doivent porter un masque ou un couvre-visage couvrant le nez, la bouche et le menton de façon sécuritaire lorsqu'ils se trouvent dans les espaces communs. Ceci comprend les salles de classe, les salles de conférence, tous les autres espaces événementiels à l'intérieur des bâtiments ainsi que les couloirs, les halls d’entrée, les escaliers, les toilettes et les ascenseurs.

Par conséquent, vous devez porter un masque pendant toute la durée de l'activité en plus de garder une distance sociale de 2 mètres.

EXCEPTION (NOUVEAU) : Pour les rassemblements en intérieur où une distance physique de 2 mètres ou plus peut être maintenue et la preuve de vaccination vérifiée, les masques peuvent être retirés.

À l’extérieur

Santé publique Ottawa n’oblige pas le port du masque à l’extérieur, cependant vous devez le faire lorsque la distanciation physique de 2 mètres ne peut être respectée.

Santé publique Ottawa rappelle également que le port du masque s’additionne aux autres mesures de protection (garder ses distances, se laver les mains, notamment avant de se toucher les yeux, le nez ou la bouche, et rester à la maison en cas de maladie).

Pour plus de renseignement sur les masques, veuillez visiter le site web de Santé publique Ottawa et le site web COVID-19 de l'Université d'Ottawa

 

Que se passe-t-il si les règles ne sont pas respectées pendant l'activité?

Il incombe au client de s’assurer qu’un employé ou un étudiant de l’université sois présent avant, pendant et après l’événement pour donner des renseignements, faire suivre les règles et montrer l’exemple.

Des vérifications de l’événement seront faites par des membres du personnel de l’université. Si l’un des participants de l’événement ne suit pas les règlements établis, nous vous demanderons de les respecter. En refusant de vous y conformer, nous pourrions vous demander de mettre fin à l’événement et vous pourriez ne plus être en mesure d’organiser de nouveaux événements jusqu’à ce que les mesures préventives liées à la COVID-19 ne sois plus en vigueur.

Est-ce que ces règlements peuvent changer? Quel effet ont-ils sur ma réservation?

Nous traversons une période sans précédent. Malheureusement, les activités de l'Université pourraient être perturbées par les circonstances éventuelles ou la réponse du gouvernement à la COVID-19.

Par conséquent, cela pourrait avoir un impact sur votre demande de réservation, le contrat de réservation et les conditions générales Cela pourrait entraîner des frais supplémentaires pour couvrir les coûts de l'Université pour se conformer à la réponse gouvernementale à COVID-19 et nous ferons tout en notre possible pour vous informer de ces frais supplémentaires le plus rapidement possible.

En fonction des opérations ainsi que des capacités de chaque bâtiment, nous demandons aux organisateurs de rester flexibles quant au lieu de leur(s) événement(s). Il se peut que nous devions changer le lieu de votre événement car certains espaces pourraient ne plus être disponibles.

Combien de temps s'appliqueront ces directives?

Les lignes directrices actuelles de santé publique ont eu un impact sur les activités de l'université et nous ne savons pas combien de temps ces mesures seront en place. On ignore également s'il pourrait y avoir une résurgence du virus et une nouvelle réponse gouvernementale qui en résulterait ou qui serait complémentaire, ce qui pourrait avoir d'autres répercussions sur les activités de l'université. La réponse gouvernementale, les circonstances éventuelles qui pourraient en découler et son impact sur les activités de l'Université constituent des événements ou des causes qui échappent au contrôle de l'Université.

Comment notre politique d'annulation est-elle flexible pendant cette période incertaine?

L'agent vous informera de la date limite pour annuler votre événement, en fonction des exigences relatives à votre événement, sans pénalité ou risque d'éventuelles pénalités.

Si nous sommes dans l'obligation d'annuler votre contrat de réservation en raison de restrictions imposées par la santé publiques ou autres raisons hors du contrôle de l'Université, les dispositions de l'article 6,2 des Modalités s'appliqueront. Nous ferons tout en notre possible pour vous aviser d'une annulation le plus rapidement possible et nous vous rembourserons le montant défrayé.

Pourquoi la vaccination est-elle obligatoire à l'Université d'Ottawa?

Le 10 août 2021, l'Université d'Ottawa a annoncé que la vaccination contre le COVID-19 sera dorénavant exigée pour tous les étudiants, les professeurs, le personnel et les visiteurs qui ont l'intention d'accéder au campus de l'Université d'Ottawa à partir du 7 septembre 2021 ( 1ère dose) et du 15 octobre 2021 ( 2ème dose).

https://www.uottawa.ca/coronavirus/fr/vaccination-obligatoire-contre-covid-19 

À compter du 22 septembre 2021, afin de s'aligner sur les exigences du gouvernement provincial, tous les participants et intervenants de plus de 12 ans qui ont accès à des activités dans les locaux de l'Université d'Ottawa (à l'intérieur et à l'extérieur) devront être entièrement vaccinés (2 doses + 14 jours). Au point de contrôle de l'activité, il vous sera demandé de présenter une preuve de vaccination et une pièce d'identité gouvernementale (avec votre nom et votre date de naissance) pour vérification.

Haut de page