COVID-19 : Lignes directrices pour les rassemblements sur le campus en toute sécurité

Assurer votre sécurité lors de vos événements en personne

État actuel des mesures de santé publique

L'Université d'Ottawa base ses décisions relatives à la tenue d'événement sur les mesures de santé publique qui sont en place au niveau provincial et municipal.

L'état actuel des mesures de santé publique en place est le suivant :
Troisième étape du déconfinement (vert)

Remarque : En cas de divergence entre les informations fournies par les autorités de santé publique et le contenu de cette page, veuillez noter que leur lignes directrices prévalent. Pour en apprendre plus sur les paliers de mesures de santé publique, consultez le le plan de la réouverture en trois étapes de la province.

Conformément aux procédures de l'Université d'Ottawa et de Santé publique Ottawa, ainsi que les recommandations de l'industrie, nous avons élaboré une liste de directives pour les rassemblements sociaux dans le but de garantir la santé et la sécurité des participants. Ces directives sont assujetties à des changements sans préavis.

Ces directives doivent être respectées pour tous les rassemblements en personne sur le campus, que vous ayez effectué la réservation de votre salle auprès de Congrès et Réservations ou non. Il incombe au client de s'assurer qu'il connaisse les dernières mises à jour avant le début de sa réservation.

Reopening step 3 (green)

Troisième étape du déconfinement (vert)

Le vendredi 16 juillet, l'Ontario passera à l'étape 3.


Que pouvons-nous faire sur le campus à l'étape 3?

Activités internes :

À l'intérieur : Autorisé, voir la capacité ci-dessous.

À l'extérieur : Autorisé, voir la capacité ci-dessous.

Pour nous aider à traiter votre demande le plus efficacement et le plus rapidement possible, veuillez demander un devis en ligne en remplissant le formulaire disponible à reservations.uottawa.ca. Vous pouvez également soumettre toute demande de renseignements généraux à congres@uottawa.ca. Veuillez noter que le personnel de Congrès et réservations ne sont pas en mesure de répondre aux demandes faites par courriel ou par téléphone, sauf si votre demande de devis a été soumise en ligne et adressée à l'agent responsable de la demande.

Activités externes : En raison d'un personnel limité, nous n'acceptons pour l'instant que les activités externes de nos clients externes réguliers.

Activités pour les groupes étudiants :

À l'intérieur : Autorisé, voir la capacité ci-dessous.

À l'extérieur : Autorisé, voir la capacité ci-dessous.

Toutes les demandes des groupes étudiants doivent être envoyées par VEMS - le portail VEMS devrait ouvrir dans la semaine du 16 août 2021. Vous pouvez également soumettre toute demande de renseignements généraux à congres@uottawa.ca. Veuillez noter que le personnel de Congrès et réservations ne sont pas en mesure de répondre aux demandes faites par courriel ou par Teams. 


Lignes directrices à l'étape 3

Capacité maximale autorisée :

Votre agent de coordination vous communiquera la capacité de votre activité. La capacité maximale de COVID est basée sur :

  • l'état actuel des mesures de santé publique
    • En intérieur : La capacité doit être limitée au nombre de personnes pouvant maintenir une distance physique de 2 mètres entre les participants dans l'espace/salle assigné ou à 1 000 personnes (le chiffre le plus bas étant retenu). La limite pour les salles de classe est fixée à 50%. Les capacités des espaces polyvalents et les plans d'étage se trouvent sur notre site Web.
    • À l'extérieur : 75 % de la capacité de l'espace.
  • L'aménagement requis pour votre activité
  • Le type d'activité
    • Les réceptions en intérieur, les salons professionnels et toute activité ne favorisant pas la distanciation sociale ne sont pas autorisés jusqu'à nouvel ordre.
    • Spectacles (théâtre, concert, etc.) et projections de films: Tous les participants doivent être assis avec une distanciation physique et s'inscrire au préalable à l'activité.
  • La faisabilité opérationnelle et ressources disponibles requises pour accueillir votre groupe sur le campus.

*Toute activité en plein air de plus de 200 personnes à la fois doit être approuvée par la direction du C&R.

*Toute activité extérieure de plus de 500 personnes à la fois nécessite un permis de la Ville d'Ottawa.

La capacité maximale par table :

Un maximum de 6 personnes peuvent être assises ensemble, tout en gardant une distance de 2 mètres (devant, derrière et sur les côtés). Le port du masque est obligatoire, sauf pendant la consommation de nourriture et de boissons.

Restrictions d'heures :

Les activités doivent avoir lieu entre 5 h et 23 h ou selon les heures d’ouverture des bâtiments de l’Université d’Ottawa

Nourriture : Les buffets libre-service sont interdits. Des repas emballés ou servis sont obligatoires que ce soit par le traiteur interne Infusion ou un fournisseur externe.

Service d'alcool : Veuillez noter que Traiteur Infusion reste le service exclusif des boissons alcoolisées sur le campus.

Deuxième étape du déconfinement (bleu)

Deuxième étape du déconfinement (bleu)

Nous sommes toujours dans l'attente des directives de Santé publique Ottawa pour certaines directives énoncées ci-dessous.


Que pouvons-nous faire sur le campus à l'étape 2?

Activités internes et des groupes étudiants :

À l’intérieur : Les réunions et les rassemblements qui sont essentielles aux opérations de l'Université d'Ottawa ou aux services de santé mentale et qui ne peuvent pas avoir lieu par vidéoconférence doivent être pré-approuvés par des Conventions et réservations. Communiquez avec nous à congres@uOttawa.ca.

À l’extérieur : Autorisé, voir la capacité ci-dessous.

Activités externes : Non permises.


Lignes directrices à l'étape 2

La capacité maximale autorisée :

Pour les rassemblements intérieur: Les événements, rencontres et rassemblements ne sont pas actuellement autorisés.
Réunions essentielles : 10 personnes par salle.
Pour les rassemblements extérieurs: 25%, jusqu'à 25 personnes. Consultez votre agent pour la capacité de l’espace.

  • Cela comprend les participants, les orateurs, les employés et tout fournisseur de service (par exemple audio-visuel ou traiteur).
  • Il incombe au client de faire respecter le nombre maximum de participants tout au long de son activité.
  • Capacités des espaces en fonction de la distance physique maintenues.
  • La réservation de plusieurs salles ou de plusieurs espaces extérieurs pour un même événement n'est pas permis.

La capacité maximale par table : Jusqu'a 6 personnes par table, avec une distance de 2 mètres entre chaque personne (en avant, en arrière et de chaque côté). Masque obligatoire, sauf pour boire ou manger.

Restrictions d'heures : L'activité doit avoir lieu entre 5 h à minuit ou selon les heures d'ouverture du bâtiment de l'Université.

Nourriture : Les buffets libre-service sont interdits. Des repas emballés ou servis sont obligatoires que ce soit par le traiteur interne Infusion ou un fournisseur de nourriture externe.

Service d'alcool : Veuillez noter que Traiteur Infusion reste le service exclusif des boissons alcoolisées sur le campus.

Première étape du déconfinement (jaune)

Première étape du déconfinement (jaune)

La première étape du Plan d’action peut s’amorcer lorsque :

  • 60 % des adultes de l’Ontario auront reçu au moins une dose d’un vaccin contre la COVID-19.
  • les indicateurs de santé publique, tels que les hospitalisations, l’occupation des unités de soins intensifs, les nouvelles admissions et les taux de cas, indiqueront que la province peut passer en toute sécurité à cette étape du Plan d’action.

En fonction des tendances actuelles des principaux indicateurs de santé, y compris le taux de vaccination provincial, nous passerons à la première étape du Plan d’action dès le vendredi 21 juin 2021, à minuit.


Que pouvons-nous faire sur le campus à l'étape 1?

Activités internes : Les réunions et les rassemblements qui sont essentielles aux opérations de l'Université d'Ottawa ou aux services de santé mentale et qui ne peuvent pas avoir lieu par vidéoconférence doivent être pré-approuvés par des Conventions et réservations. Communiquez avec nous à congres@uOttawa.ca.

Activités externes : Non permises.

Activités pour les groupes étudiants : Les clubs étudiants ont pris la décision qu'aucune activité en personne ne peut avoir lieu sur le campus jusqu'à nouvel ordre. Veuillez vous référer au courriel de votre groupe d'étudiants ou contacter CVUO pour plus d'informations.


Lignes directrices à l'étape 1

Capacité maximale autorisée

Activité intérieure et extérieur: Les activités, les réunions et les rassemblements opérationnels sont présentement interdits.

Réunions essentielles : 10 personnes par local.

Cela comprend les participants, les orateurs, les employés et tout fournisseur de service (par exemple audio-visuel ou traiteur).

Il incombe au client de faire respecter le nombre maximum de participants tout au long de son activité.

Capacité maximale par table : Le nombre de personnes assises ensemble est limité à 4. Le port du masque est obligatoire, sauf pendant la consommation de nourriture ou de boissons.

Il doit y avoir 2 mètres entre chaque personne (en avant, en arrière et de chaque côté).

Restriction d’heures : Selon les heures d’ouverture des bâtiments de l’Université d’Ottawa.

Nourriture:  Le service de nourriture est interdit.

Service d’alcool : Le service d’alcool est interdit.

Restriction du niveau de musique : Aucune musique n’est permise.

Les directives pour les activités sur le campus (en date du 22 septembre 2021)

  • Avant d'arriver sur le campus, tous les employés, étudiants et visiteurs doivent remplir la Déclaration de vaccination COVID-19 de l'Université d'Ottawa et le Bilan de santé quotidien. Si vous ne réussissez pas l'évaluation, veuillez ne pas participer à cette activité.
  • À compter du 22 septembre 2021, afin de s'aligner sur les exigences du gouvernement provincial, tous les participants et intervenants de plus de 12 ans qui ont accès à des activités dans les locaux de l'Université d'Ottawa (à l'intérieur et à l'extérieur) devront être entièrement vaccinés (2 doses + 14 jours). Au point de contrôle de l'activité, il vous sera demandé de présenter une preuve de vaccination et une pièce d'identité gouvernementale (avec votre nom et votre date de naissance) pour vérification.
  • Tous les participants et les intervenants doivent suivre les consignes en matière de voyage.

Quel que soit le niveau de restriction, voici les lignes directrices à suivre:

  • Votre agent ou agente de coordination vous transmettra également notre plus récente fiche de contrôle COVID-19 pour les activités en personne. Ce document comprend des directives pour :
    • Le dépistage
    • La distanciation physique et les mesures environnementales
    • La désinfection des mains et des surfaces ainsi que le nettoyage
    • Le port du masque et l’équipement de protection individuelle
    • Directives de sécurité et atténuation des risques
  • L’agora, la promenade du niveau inférieur du Centre universitaire (UCU) et les autres salons sont fermés jusqu'à nouvel ordre.
  • Vous devez garder une liste avec les noms et adresses des participants pour assurer un suivi du nombre de participants et pour faire un suivi avec les participants si l'un d'entre eux signale des symptômes en conformité avec les directives de SPO.

Foire aux questions

Comment appliquez-vous les mesures de distanciation physique sur la campus??

Le nombre de sièges disponibles dans toutes les salles de classe et les locaux sous la gestion de Congrès et réservations pour les événements a été ajusté pour allouer un espace de 2 mètres (6 pieds) entre les participants.

Les tables et les chaises peuvent être déplacés pour respecter les mesures, et de la signalisation au sol indiquera aux participants la meilleure façon de se déplacer afin de minimiser le contact.

Dois-je porter un masque pendant mon activité/événement?
À l’intérieur

Santé publique Ottawa oblige maintenant le port du masque ou du couvre-visage dans tous les lieux publics fermés. Tous les membres de la communauté de l'Université d'Ottawa ainsi que les participants d’activités sur le campus doivent porter un masque ou un couvre-visage couvrant le nez, la bouche et le menton de façon sécuritaire lorsqu'ils se trouvent dans les espaces communs. Ceci comprend les salles de classe, les salles de conférence, tous les autres espaces événementiels à l'intérieur des bâtiments ainsi que les couloirs, les halls d’entrée, les escaliers, les toilettes et les ascenseurs.

Par conséquent, vous devez porter un masque pendant toute la durée de l'activité en plus de garder une distance sociale de 2 mètres.

À l’extérieur

Santé publique Ottawa n’oblige pas le port du masque à l’extérieur, cependant vous devez le faire lorsque la distanciation physique de 2 mètres ne peut être respectée.

Santé publique Ottawa rappelle également que le port du masque s’additionne aux autres mesures de protection (garder ses distances, se laver les mains, notamment avant de se toucher les yeux, le nez ou la bouche, et rester à la maison en cas de maladie).

Pour plus de renseignement sur les masques, veuillez visiter le site web de Santé publique Ottawa et le site web COVID-19 de l'Université d'Ottawa

 

Que se passe-t-il si les mesures de distanciation physique ne sont pas respectées durant l’évènement?

Il incombe au client de s’assurer qu’un employé ou un étudiant de l’université sois présent avant, pendant et après l’événement pour donner des renseignements, faire suivre les règles et montrer l’exemple.

Des vérifications de l’événement seront faites par des membres du personnel de l’université. Si l’un des participants de l’événement ne suit pas les règlements établis, nous vous demanderons de les respecter. En refusant de vous y conformer, nous pourrions vous demander de mettre fin à l’événement et vous pourriez ne plus être en mesure d’organiser de nouveaux événements jusqu’à ce que les mesures préventives liées à la COVID-19 ne sois plus en vigueur.

Est-ce que ces règlements peuvent changer? Quel effet ont-ils sur ma réservation?

Nous traversons une période sans précédent. Malheureusement, les activités de l'Université pourraient être perturbées par les circonstances éventuelles ou la réponse du gouvernement à la COVID-19.

Par conséquent, cela pourrait avoir un impact sur votre demande de réservation, le contrat de réservation et les conditions générales Cela pourrait entraîner des frais supplémentaires pour couvrir les coûts de l'Université pour se conformer à la réponse gouvernementale à COVID-19 et nous ferons tout en notre possible pour vous informer de ces frais supplémentaires le plus rapidement possible.

En fonction des opérations ainsi que des capacités de chaque bâtiment, nous demandons aux organisateurs de rester flexibles quant au lieu de leur(s) événement(s). Il se peut que nous devions changer le lieu de votre événement car certains espaces pourraient ne plus être disponibles.

Combien de temps s'appliqueront ces directives?

Les lignes directrices actuelles de santé publique ont eu un impact sur les activités de l'université et nous ne savons pas combien de temps ces mesures seront en place. On ignore également s'il pourrait y avoir une résurgence du virus et une nouvelle réponse gouvernementale qui en résulterait ou qui serait complémentaire, ce qui pourrait avoir d'autres répercussions sur les activités de l'université. La réponse gouvernementale, les circonstances éventuelles qui pourraient en découler et son impact sur les activités de l'Université constituent des événements ou des causes qui échappent au contrôle de l'Université.

Comment notre politique d'annulation est-elle flexible pendant cette période incertaine?

L'agent vous informera de la date limite pour annuler votre événement, en fonction des exigences relatives à votre événement, sans pénalité ou risque d'éventuelles pénalités.

Si nous sommes dans l'obligation d'annuler votre contrat de réservation en raison de restrictions imposées par la santé publiques ou autres raisons hors du contrôle de l'Université, les dispositions de l'article 6,2 des Modalités s'appliqueront. Nous ferons tout en notre possible pour vous aviser d'une annulation le plus rapidement possible et nous vous rembourserons le montant défrayé.

Pourquoi la vaccination est-elle obligatoire à l'Université d'Ottawa?

Le 10 août 2021, l'Université d'Ottawa a annoncé que la vaccination contre le COVID-19 sera dorénavant exigée pour tous les étudiants, les professeurs, le personnel et les visiteurs qui ont l'intention d'accéder au campus de l'Université d'Ottawa à partir du 7 septembre 2021 ( 1ère dose) et du 15 octobre 2021 ( 2ème dose).

https://www.uottawa.ca/coronavirus/fr/vaccination-obligatoire-contre-covid-19 

Des détails supplémentaires sur la façon dont cela affectera votre activité seront affichés sur cette page Web dans les prochains jours. 

Haut de page