COVID-19 : Foire aux questions sur les événements sur le campus

Est-ce que la tenue d'événements est permise sur le campus?

Salle de classe avec tableau blanc, tables en bois et chaises noires

Activités internes :

Les employés, les professeurs et les administrateurs de l'Université d'Ottawa peuvent organiser des événements sur le campus lorsque l'état actuel des mesures de santé publique le permet et à condition de respecter strictement les directives de santé publique.

Activités pour les groupes étudiants :

Depuis le 1er octobre 2020, le SEUO a pris la décision qu'aucune activité en personne ne peut avoir lieu sur le campus jusqu'à nouvel ordre. Veuillez vous référer au courriel de votre groupe d'étudiants ou contacter CVUO pour plus d'informations.

Activités externes :

Dès le 1er mai 2021, nous accepterons les réservations externes en zone verte, jaune et orange. Les activités doivent présenter un risque faible d'infection et de transmission du virus.

État actuel des mesures de santé publique

L'Université d'Ottawa base ses décisions relatives à la tenue d'événement sur les mesures de santé publique qui sont en place au niveau provincial et municipal.

L'état actuel des mesures de santé publique en place est le suivant :
Confinement – gris.

Remarque : En cas de divergence entre les informations fournies par les autorités de santé publique et le contenu de cette page, veuillez noter que leur lignes directrices prévalent. Pour en apprendre plus sur les paliers de mesures de santé publique, consultez le cadre d’intervention pour la COVID-19.

Conformément aux procédures de l'Université d'Ottawa et de Santé publique Ottawa, ainsi que les recommandations de l'industrie, nous avons élaboré une liste de directives pour les rassemblements sociaux dans le but de garantir la santé et la sécurité des participants. Ces directives sont assujetties à des changements sans préavis.

Ces directives doivent être respectées pour tous les rassemblements en personne sur le campus, que vous ayez effectué la réservation de votre salle auprès de Congrès et Réservations ou non. Il incombe au client de s'assurer qu'il connaisse les dernières mises à jour avant le début de sa réservation.

ÉTAT ACTUEL : Gris (confinement)


Activités externes
Toutes les réservations des clients externes ou pour les activités externes dans les installations de l'Université d'Ottawa doivent être annulées selon les directives de Santé publique Ottawa.

Activités internes
Les réunions et les rassemblements qui sont essentielles aux opérations de l'Université d'Ottawa ou aux services de santé mentale et qui ne peuvent pas avoir lieu par vidéoconférence doivent être pré-approuvés par des Conventions et réservations. Contactez-nous à congres@uOttawa.ca.

Capacité maximale autorisée :
Activité intérieure et extérieur: Les activités, les réunions et les rassemblements opérationnels sont présentement interdits.

Réunions essentielles : 10 personnes par local.

  • Cela comprend les participants, les orateurs, les employés et tout fournisseur de service (par exemple audio-visuel ou traiteur).
  • Il incombe au client de faire respecter le nombre maximum de participants tout au long de son activité.

Capacité en places assises :
Capacités des espaces en fonction de la distance physique maintenues. Aucun partage de table. Il doit y avoir 2 mètres entre chaque personne (en avant, en arrière et de chaque côté).

Restrictions d'heures : Selon les heures d'ouverture des bâtiments de l'Université.

Nourriture : Le service de nourriture est interdit.

Service d'alcool : Le service d'alcool est interdit.

Restrictions du niveau de musique : Aucune musique n'est permise. 

Vert (prévenir)


La capacité maximale autorisée :
Pour les rassemblements intérieur: Jusqu'à 50 personnes par local.
Pour les rassemblements extérieurs: Jusqu'à 100 personnes par espace.

  • Cela comprend les participants, les orateurs, les employés et tout fournisseur de service (par exemple audio-visuel ou traiteur).
  • Il incombe au client de faire respecter le nombre maximum de participants tout au long de son activité.
  • Capacités des espaces en fonction de la distance physique maintenues.
  • La réservation de plusieurs salles ou de plusieurs espaces extérieurs pour un même événement n'est pas permis.

La capacité maximale par table : aucune directrice de Santé publique Ottawa pour le moment.

Restrictions d'heures : À déterminer en fonction de l'emplacement et du type d'activité.

Nourriture : Les buffets libre-service sont interdits. Des repas emballés ou servis sont obligatoires que ce soit par le traiteur interne Infusion ou un fournisseur externe.

Service d'alcool : Les règles de la Commission des alcools et des jeux de l'Ontario s'appliquent. Veuillez noter que traiteur interne Infusion demeure le seul service d'alcool permis sur le campus.

Restrictions du niveau de musique : aucune directrice de Santé publique Ottawa pour le moment.

Jaune (protéger)


La capacité maximale autorisée :

Pour les rassemblements intérieur: Jusqu'à 50 personnes par local.
Pour les rassemblements extérieurs: Jusqu'à 100 personnes par espace.

  • Cela comprend les participants, les orateurs, les employés et tout fournisseur de service (par exemple audio-visuel ou traiteur).
  • Il incombe au client de faire respecter le nombre maximum de participants tout au long de son activité.
  • Capacités des espaces en fonction de la distance physique maintenues.
  • La réservation de plusieurs salles ou de plusieurs espaces extérieurs pour un même événement n'est pas permis.

La capacité maximale par table : Jusqu'a 6 personnes par table. Masque obligatoire, sauf pour boire ou manger. Nous recommandons de garder 2 mètres entre chaque personne (en avant, en arrière et de chaque côté).

Restrictions d'heures : L'activité doit avoir lieu entre 5 h à minuit ou selon les heures d'ouverture du bâtiment de l'Université.

Nourriture : Les buffets libre-service sont interdits. Des repas emballés ou servis sont obligatoires que ce soit par le traiteur interne Infusion ou un fournisseur externe.

Service d'alcool : La vente et le service de l'alcool est permis entre 9 h et 23 h. Aucune consommation n'est autorisée après minuit. Veuillez noter que traiteur interne Infusion demeure le seul service d'alcool permis sur le campus.

Restrictions du niveau de musique : La musique ne peut pas être plus forte que le volume d'une conversation normale (55dB).

Orange (restreindre)


La capacité maximale autorisée :

Pour les rassemblements intérieur: Jusqu'à 50 personnes par local.

Pour les rassemblements extérieurs: Jusqu'à 100 personnes par espace.

  • Cela comprend les participants, les orateurs, les employés et tout fournisseur de service (par exemple audio-visuel ou traiteur).
  • Il incombe au client de faire respecter le nombre maximum de participants tout au long de son activité.
  • Capacités des espaces en fonction de la distance physique maintenues.
  • La réservation de plusieurs salles ou de plusieurs espaces extérieurs pour un même événement n'est pas permis.

La capacité maximale par table : Jusqu'à 4 personnes par table. Masque obligatoire, sauf pour boire ou manger. Nous recommandons de laisser 2 mètres entre chaque personne (en avant, en arrière et de chaque côté).

Restrictions d'heures : L'activité doit avoir lieu entre 5 h et 22 h ou selon les heures d'ouverture du bâtiment de l'Université.

Nourriture : Les buffets libre-service sont interdits. Des repas emballés ou servis sont obligatoires que ce soit par le traiteur interne Infusion ou un fournisseur externe.

Service d'alcool : La vente et le service de l'alcool est permis entre 9 h et 21 h. Aucune consommation n'est autorisée après 22 h. Veuillez noter que traiteur interne Infusion demeure le seul service d'alcool permis sur le campus.

Restrictions du niveau de musique : Limiter le volume de la musique sous le niveau de la conversation (55 dB).

Rouge (contrôler)


Activités externes
Toutes les réservations des clients externes ou pour des activités externes dans les installations de l'Université d'Ottawa doivent être annulées pour limiter les risques d'infection et de transmission du virus.

Activités internes
Il est recommandé de limiter le nombre d'activités en personne sur le campus.

La capacité maximale autorisée :

Activité intérieure : Les activités essentielles de la communauté interne sont limitées à 10 personnes par espace.

Rassemblements extérieurs : Jusqu'à 25 personnes par espace.

  • Cela comprend les participants, les orateurs, les employés et tout fournisseur de service (par exemple audio-visuel ou traiteur). 
  • Il incombe au client de faire respecter le nombre maximum de participants tout au long de son activité.
  • Capacités des espaces en fonction de la distance physique maintenues.
  • La réservation de plusieurs salles ou de plusieurs espaces extérieurs pour le même événement n'est pas permis.

La capacité maximale par table : Limite de 4 personnes par table. Le port du masque est obligatoire, sauf pour boire ou manger. Nous encourageons les participants à s'assoir à 2 mètres de distance (devant, derrière et côtés).

Restrictions d'heures : L'activité doit avoir lieu de 5 h à 22 h ou selon les heures d'ouverture du bâtiment de l'Université.

Nourriture : Non recommandé. Les buffets en libre-service ne sont pas permis. Les repas emballés ou les repas servis sont obligatoires, que vous fassiez appel au traiteur Infusion ou à tout autre fournisseur de nourriture externe.

Service d'alcool : non disponible

Restrictions du niveau de musique : Limiter le volume de la musique à un niveau suffisamment bas pour permettre une conversation normale (55dB).

Les directives pour les activités sur le campus (en date du 22 janvier 2021)

Tous ceux et celles qui se rendent sur le campus – membres du personnel et de la population étudiante, visiteurs et visiteuses – devront l’utiliser avant leur arrivée chaque jour. Il sera accessible à partir de SecurUO et de la page Web consacrée à la COVID-19.

Quel que soit le niveau de restriction, voici les lignes directrices à suivre:

  • L'organisateur de l'événement doit travailler en étroite collaboration avec le coordinateur de Congrès et réservations pour élaborer et mettre en œuvre un plan de santé et de sécurité. Notez que le respect de la distanciation physique nécessite du temps supplémentaire lors de l'arrivée des invités, au départ, aux pauses et aux repas.
  • La distanciation physique est obligatoire avant, pendant et après l'événement. Les participants doivent maintenir une distance de 2 mètres (6 pieds) avec les autres.
  • L'organisateur doit désigner un membre de son équipe pour s'assurer que les invités restent dans l'espace désignée de la réservation, et pour s'assurer que la distanciation physique soit respecté :
    • Lors de l'arrivée des invités (en file pour entrer dans l'espace désigné)
    • Dans les espaces communs à proximité (halls d'entrée, toilettes, couloirs, ascenseurs, etc.)
  • L'Université a de la signalisation dans les bâtiments et les salles, mais vous êtes responsables de faire respecter les indications.
  • Tous les participants qui se trouvent sur le campus, sont tenus de porter un masque qui couvre de façon sécuritaire le nez, la bouche et le cou. Pour plus de renseignements sur les masques, consultez la section ci-bas et visitez le site web de Santé publique Ottawa et le site web COVID-19 de l'Université d'Ottawa
  • Les événements de réseautage, réceptions, concerts, cours de danse ou autres activités où la distanciation physique ne peut pas être respectée sont interdits jusqu'à nouvel ordre.
  • L’agora, la promenade du niveau inférieur du Centre universitaire (UCU) et les autres salons sont fermés jusqu'à nouvel ordre.
  • Les participants et orateurs doivent venir de la région. Cela dit, toute personne qui vient de l'extérieur de la région de la Capitale nationale, y compris de l'extérieur de la province ou du pays qui ne s'est pas mis en quarantaine de 14 jours ne peut pas participer aux événements sur le campus. Veuillez communiquer avec Congrès et réservations si vous avez un dossier et qu'un orateur international ou des participants internationaux à votre événement pour repousser ou annuler votre réservation.
  • Vous devez garder une liste avec les noms et adresses des participants pour assurer un suivi du nombre de participants et pour faire un suivi avec les participants si l'un d'entre eux signale des symptômes en conformité avec les directives de SPO. Vous devez informer Congrès et réservations immédiatement si un participant vous signale des symptômes de la COVID-19.
  • Le client doit fournir les renseignements suivants aux participants par courriel au moins trois jours avant la réservation.
  • Les participants doivent rester dans l'espace désigné de la réservation, et il est déconseillé de se mêler aux autres invités dans les environs de cet espace.
  • Les invités participant à un événement ou une réunion de plusieurs jours doivent rester avec le même groupe pendant toute la durée de l'événement ou de la réunion.
  • L'utilisation de serviettes et de nappes non-jetables est découragé afin de minimiser la contamination.
  • Limitez autant que possible le partage de l'équipement (par exemple, microphones, télécommandes, stylos, etc.). L'hygiène des mains doit être effectuée avant et après l'utilisation d'équipement partagé.
  • Le client doit s'assurer de fournir des serviettes désinfectantes et du désinfectant pour les mains à base d'alcool à l'entrée de la salle ou du local et que les participants respectent cette mesure. Le client est responsable des dépenses liées à cette mesure.
  • L’organisateur doit s’assurer de nettoyer l'espace avant son activité. Vous pouvez organiser des services de nettoyage par le biais de Congrès et réservations (75$ par espace), ou vous devez fournir aux participants des lingettes jetable et une solution antibactérienne pour nettoyer l'espace. Certains événements peuvent nécessiter un service de nettoyage professionnel obligatoire. Le client est responsable de toutes les dépenses liées à cette mesure.

Foire aux questions

Comment appliquez-vous les mesures de distanciation physique sur la campus??

Le nombre de sièges disponibles dans toutes les salles de classe et les locaux sous la gestion de Congrès et réservations pour les événements a été ajusté pour allouer un espace de 2 mètres (6 pieds) entre les participants.

Les tables et les chaises peuvent être déplacés pour respecter les mesures, et de la signalisation au sol indiquera aux participants la meilleure façon de se déplacer afin de minimiser le contact.

Dois-je porter un masque pendant mon activité/événement?
À l’intérieur

Santé publique Ottawa oblige maintenant le port du masque ou du couvre-visage dans tous les lieux publics fermés. Tous les membres de la communauté de l'Université d'Ottawa ainsi que les participants d’activités sur le campus doivent porter un masque ou un couvre-visage couvrant le nez, la bouche et le menton de façon sécuritaire lorsqu'ils se trouvent dans les espaces communs. Ceci comprend les salles de classe, les salles de conférence, tous les autres espaces événementiels à l'intérieur des bâtiments ainsi que les couloirs, les halls d’entrée, les escaliers, les toilettes et les ascenseurs.

Par conséquent, vous devez porter un masque pendant toute la durée de l'activité en plus de garder une distance sociale de 2 mètres.

À l’extérieur

Santé publique Ottawa n’oblige pas le port du masque à l’extérieur, cependant vous devez le faire lorsque la distanciation physique de 2 mètres ne peut être respectée.

Santé publique Ottawa rappelle également que le port du masque s’additionne aux autres mesures de protection (garder ses distances, se laver les mains, notamment avant de se toucher les yeux, le nez ou la bouche, et rester à la maison en cas de maladie).

Pour plus de renseignement sur les masques, veuillez visiter le site web de Santé publique Ottawa et le site web COVID-19 de l'Université d'Ottawa

 

Que se passe-t-il si les mesures de distanciation physique ne sont pas respectées durant l’évènement?

Il incombe au client de s’assurer qu’un employé ou un étudiant de l’université sois présent avant, pendant et après l’événement pour donner des renseignements, faire suivre les règles et montrer l’exemple.

Des vérifications de l’événement seront faites par des membres du personnel de l’université. Si l’un des participants de l’événement ne suit pas les règlements établis, nous vous demanderons de les respecter. En refusant de vous y conformer, nous pourrions vous demander de mettre fin à l’événement et vous pourriez ne plus être en mesure d’organiser de nouveaux événements jusqu’à ce que les mesures préventives liées à la COVID-19 ne sois plus en vigueur.

Est-ce que ces règlements peuvent changer? Quel effet ont-ils sur ma réservation?

Nous traversons une période sans précédent. Malheureusement, les activités de l'Université pourraient être perturbées par les circonstances éventuelles ou la réponse du gouvernement à la COVID-19.

Par conséquent, cela pourrait avoir un impact sur votre demande de réservation, le contrat de réservation et les conditions générales Cela pourrait entraîner des frais supplémentaires pour couvrir les coûts de l'Université pour se conformer à la réponse gouvernementale à COVID-19 et nous ferons tout en notre possible pour vous informer de ces frais supplémentaires le plus rapidement possible.

En fonction des opérations ainsi que des capacités de chaque bâtiment, nous demandons aux organisateurs de rester flexibles quant au lieu de leur(s) événement(s). Il se peut que nous devions changer le lieu de votre événement car certains espaces pourraient ne plus être disponibles.

Combien de temps s'appliqueront ces directives?

Les lignes directrices actuelles de santé publique ont eu un impact sur les activités de l'université et nous ne savons pas combien de temps ces mesures seront en place. On ignore également s'il pourrait y avoir une résurgence du virus et une nouvelle réponse gouvernementale qui en résulterait ou qui serait complémentaire, ce qui pourrait avoir d'autres répercussions sur les activités de l'université. La réponse gouvernementale, les circonstances éventuelles qui pourraient en découler et son impact sur les activités de l'Université constituent des événements ou des causes qui échappent au contrôle de l'Université.

Comment notre politique d'annulation est-elle flexible pendant cette période incertaine?

L'agent vous informera de la date limite pour annuler votre événement, en fonction des exigences relatives à votre événement, sans pénalité ou risque d'éventuelles pénalités.

Si nous sommes dans l'obligation d'annuler votre contrat de réservation en raison de restrictions imposées par la santé publiques ou autres raisons hors du contrôle de l'Université, les dispositions de l'article 6,2 des Modalités s'appliqueront. Nous ferons tout en notre possible pour vous aviser d'une annulation le plus rapidement possible et nous vous rembourserons le montant défrayé.


Ces directives sont sujettes à changement. Communiquez avec nous pour toute autre question.

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