COVID-19 : Foire aux questions sur les événements sur le campus

Est-ce que la tenue d'événements est permise sur le campus?

Salle de classe avec tableau blanc, tables en bois et chaises noires

Activités internes :

Le vendredi 9 octobre, le Gouvernement de l’Ontario a annoncé de nouvelles restrictions pour les commerces et de nombreuses activités et ce, pour les 28 prochains jours. Ces mesures sont mises en place afin de contrer la propagation de la COVID-19, alors que la province enregistre une hausse des cas positifs.

Pour le campus de l’Université d’Ottawa, cela signifie que jusqu'au 7 novembre* :

  • Tous les événements organisés par les membres de la communauté universitaire sont annulés, sauf les activités religieuses. Les événements organisés par des personnes ou groupes externes sont déjà interdits depuis le mois de septembre.
  • La participation à des réunions tenues sur le campus est limitée à 10 personnes ou moins, peu importe la taille de la salle.
  • Les activités d’apprentissage et de recherche présentement en cours sur le campus peuvent se poursuivre en autant qu’elles respectent rigoureusement les règles sanitaires.

*Veuillez noter que cette date pourrait être repoussée.

Activités pour les groupes étudiants :

Depuis le 1er octobre 2020, le SEUO a pris la décision qu'aucune activité en personne ne peut avoir lieu sur le campus jusqu'à nouvel ordre. Veuillez vous référer au courriel de votre groupe d'étudiants ou contacter CVUO pour plus d'informations.

Activités externes :

Malheureusement, nous ne pouvons pas traiter votre demande à l'heure actuelle en raison de la COVID-19. La santé, la sécurité et le bien-être de nos employés et de nos étudiants demeurent notre priorité absolue. Dans le but de réduire le risque d'infection et de transmission du virus, l'Université d'Ottawa a imposé des restrictions sur l'ensemble des activités externes jusqu'au 3 janvier 2021. Veuillez prendre note que cette date pourrait être repoussée.

Les directives pour les activités sur le campus (en date du 9 octobre 2020)

Conformément aux procédures de l'Université d'Ottawa et de Santé publique Ottawa, ainsi que les recommandations de l'industrie, nous avons élaboré une liste de directives pour les rassemblements sociaux dans le but de garantir la santé et la sécurité des participants. Ces directives sont assujetties à des changements sans préavis.
Ces directives doivent être respectées pour tous les rassemblements en personne sur le campus, que vous ayez effectué la réservation de votre salle auprès de Congrès et Réservations ou non. Il incombe au client de s'assurer qu'il connaisse les dernières mises à jour avant le début de sa réservation.

Pour les rassemblements d'ici au 7 novembre 2020 (avec de nouvelles restrictions provinciales en place)

À l'intérieur

  • Les événements intérieurs ne sont pas permis.
  • Les réunions et les rassemblements opérationnels en salle peuvent continuer à avoir lieu à condition qu'ils respectent strictement les directives de la santé publique.
    • La capacité maximale autorisée est de 10 personnes, quelle que soit la taille de l'espace. Cela inclut les participants, les orateurs, le personnel et tout fournisseur ou prestataire de services (tels que l'audiovisuel et la restauration).
    • Le nombre maximum de places assises par table est de 6 personnes.
    • Aucun service de restauration n'est autorisé.

À l'extérieur

  • Les événements à l'extérieur sont permis pour un maximum de 25 personnes. Cela comprend les participants, les orateurs, les employés et tout fournisseur de service (par exemple audio-visuel ou traiteur).
  • Le nombre maximum de places assises par table est de 6 personnes (s'il y a lieu).
  • Les buffets libre-service sont interdits. Des repas emballés ou servis sont obligatoires que ce soit par le traiteur interne Infusion ou un fournisseur externe.
  • Les participants et orateurs doivent venir de la région. Cela dit, toute personne qui vient de l'extérieur de la région de la Capitale nationale, y compris de l'extérieur de la province ou du pays qui ne s'est pas mis en quarantaine de 14 jours ne peut pas participer aux événements sur le campus. Veuillez communiquer avec Congrès et réservations si vous avez un dossier et qu'un orateur international ou des participants internationaux à votre événement pour repousser ou annuler votre réservation.

Que ce soit à l'intérieur ou à l'extérieur :

  • La distanciation physique est obligatoire avant, pendant et après l'événement. Les participants doivent maintenir une distance de 2 mètres (6 pieds) avec les autres. L'Université a de la signalisation dans les bâtiments et les salles, mais vous êtes responsables de faire respecter les indications.
  • Tous les participants qui se trouvent sur le campus, sont tenus de porter un masque qui couvre de façon sécuritaire le nez, la bouche et le cou. Pour plus de renseignements sur les masques, consultez la section ci-bas et visitez le site web de Santé publique Ottawa et le site web COVID-19 de l'Université d'Ottawa.
  • Le client doit fournir les renseignements suivants aux participants par courriel au moins trois jours avant la réservation.
  • Le client doit s'assurer de fournir des serviettes désinfectantes et du désinfectant pour les mains à base d'alcool à l'entrée de la salle ou du local et que les participants respectent cette mesure. Le client est responsable des dépenses liées à cette mesure.
  • Vous devez soumettre une liste avec les noms et adresses des participants pour assurer un suivi du nombre de participants et pour faire un suivi avec les participants si l'un d'entre eux signale des symptômes en conformité avec les directives de SPO. Vous devez informer Congrès et réservations immédiatement si un participant vous signale des symptômes de la COVID-19.
  • L’organisateur doit s’assurer de nettoyer la salle après l’événement puisque c’est sa responsabilité.

Pour les rassemblements après le 7 novembre 2020 (à condition que les restrictions provinciales soient levées)

  • Capacité : Selon les directives de santé publique actuelles, jusqu'à 50 personnes sont permis pour les rassemblements intérieur et jusqu'à 100 personnes pour les rassemblements extérieurs.
    • Cela comprend les participants, les orateurs, les employés et tout fournisseur de service (par exemple audio-visuel ou traiteur). Il incombe au client de faire respecter le nombre maximum de participants tout au long de son activité.
    • La capacité maximale de chaque table est de 6 personnes.
  • La distanciation physique est obligatoire avant, pendant et après l'événement. Les participants doivent maintenir une distance de 2 mètres (6 pieds) avec les autres. L'Université a de la signalisation dans les bâtiments et les salles, mais vous êtes responsables de faire respecter les indications.
  • Tous les participants qui se trouvent sur le campus, sont tenus de porter un masque qui couvre de façon sécuritaire le nez, la bouche et le cou. Pour plus de renseignements sur les masques, consultez la section ci-bas et visitez le site web de Santé publique Ottawa et le site web COVID-19 de l'Université d'Ottawa
  • Les événements de réseautage, réceptions, concerts, cours de danse ou autres activités où la distanciation physique ne peut pas être respectée sont interdits jusqu'à nouvel ordre.
  • L’agora, la promenade du niveau inférieur du Centre universitaire (UCU) et les autres salons sont fermés jusqu'à nouvel ordre.
  • Les participants et orateurs doivent venir de la région. Cela dit, toute personne qui vient de l'extérieur de la région de la Capitale nationale, y compris de l'extérieur de la province ou du pays qui ne s'est pas mis en quarantaine de 14 jours ne peut pas participer aux événements sur le campus. Veuillez communiquer avec Congrès et réservations si vous avez un dossier et qu'un orateur international ou des participants internationaux à votre événement pour repousser ou annuler votre réservation.
  • Vous devez soumettre une liste avec les noms et adresses des participants pour assurer un suivi du nombre de participants et pour faire un suivi avec les participants si l'un d'entre eux signale des symptômes en conformité avec les directives de SPO. Vous devez informer Congrès et réservations immédiatement si un participant vous signale des symptômes de la COVID-19.
  • Le client doit fournir les renseignements suivants aux participants par courriel au moins trois jours avant la réservation.
  • Le client doit s'assurer de fournir des serviettes désinfectantes et du désinfectant pour les mains à base d'alcool à l'entrée de la salle ou du local et que les participants respectent cette mesure. Le client est responsable des dépenses liées à cette mesure.
  • Les buffets libre-service sont interdits. Des repas emballés ou servis sont obligatoires que ce soit par Traiteur Infusion ou un fournisseur externe. Nous vous recommandons d'appeler les tables une par une pour faire la file aux stations alimentaires pour veiller à faire respecter la distanciation physique.
  • L’organisateur doit s’assurer de nettoyer la salle après l’événement puisque c’est sa responsabilité.
Comment appliquez-vous les mesures de distanciation physique sur la campus??

Le nombre de sièges disponibles dans toutes les salles de classe et les locaux sous la gestion de Congrès et réservations pour les événements a été ajusté pour allouer un espace de 2 mètres (6 pieds) entre les participants.

Les tables et les chaises peuvent être déplacés pour respecter les mesures, et de la signalisation au sol indiquera aux participants la meilleure façon de se déplacer afin de minimiser le contact.

Dois-je porter un masque pendant mon activité/événement?
À l’intérieur

Santé publique Ottawa oblige maintenant le port du masque ou du couvre-visage dans tous les lieux publics fermés. Tous les membres de la communauté de l'Université d'Ottawa ainsi que les participants d’activités sur le campus doivent porter un masque ou un couvre-visage couvrant le nez, la bouche et le menton de façon sécuritaire lorsqu'ils se trouvent dans les espaces communs. Ceci comprend les salles de classe, les salles de conférence, tous les autres espaces événementiels à l'intérieur des bâtiments ainsi que les couloirs, les halls d’entrée, les escaliers, les toilettes et les ascenseurs.

Par conséquent, vous devez porter un masque pendant toute la durée de l'activité en plus de garder une distance sociale de 2 mètres.

À l’extérieur

Santé publique Ottawa n’oblige pas le port du masque à l’extérieur, cependant vous devez le faire lorsque la distanciation physique de 2 mètres ne peut être respectée.

Santé publique Ottawa rappelle également que le port du masque s’additionne aux autres mesures de protection (garder ses distances, se laver les mains, notamment avant de se toucher les yeux, le nez ou la bouche, et rester à la maison en cas de maladie).

Pour plus de renseignement sur les masques, veuillez visiter le site web de Santé publique Ottawa et le site web COVID-19 de l'Université d'Ottawa

 

Que se passe-t-il si les mesures de distanciation physique ne sont pas respectées durant l’évènement?

Nous sommes tous dans la même situation. Puisque le virus est très contagieux, nous devons tous faire notre part.

Il incombe au client de s’assurer qu’un employé ou un étudiant de l’université sois présent avant, pendant et après l’événement pour donner des renseignements, faire suivre les règles et montrer l’exemple.

Des vérifications de l’événement seront faites par des membres du personnel de l’université. Si l’un des participants de l’événement ne suit pas les règlements établis, nous vous demanderons de les respecter. En refusant de vous y conformer, nous pourrions vous demander de mettre fin à l’événement et vous pourriez ne plus être en mesure d’organiser de nouveaux événements jusqu’à ce que les mesures préventives liées à la COVID-19 ne sois plus en vigueur.

Est-ce que ces règlements peuvent changer? Quel effet ont-ils sur ma réservation?

Nous traversons une période sans précédent. Malheureusement, les activités de l'Université pourraient être perturbées par les circonstances éventuelles ou la réponse du gouvernement à la COVID-19.

Par conséquent, cela pourrait avoir un impact sur votre demande de réservation, le contrat de réservation et les conditions générales Cela pourrait entraîner des frais supplémentaires pour couvrir les coûts de l'Université pour se conformer à la réponse gouvernementale à COVID-19 et nous ferons tout en notre possible pour vous informer de ces frais supplémentaires le plus rapidement possible.

En fonction des opérations ainsi que des capacités de chaque bâtiment, nous demandons aux organisateurs de rester flexibles quant au lieu de leur(s) événement(s). Il se peut que nous devions changer le lieu de votre événement car certains espaces pourraient ne plus être disponibles.

Combien de temps s'appliqueront ces directives?

Les lignes directrices actuelles de santé publique ont eu un impact sur les activités de l'université et nous ne savons pas combien de temps ces mesures seront en place. On ignore également s'il pourrait y avoir une résurgence du virus et une nouvelle réponse gouvernementale qui en résulterait ou qui serait complémentaire, ce qui pourrait avoir d'autres répercussions sur les activités de l'université. La réponse gouvernementale, les circonstances éventuelles qui pourraient en découler et son impact sur les activités de l'Université constituent des événements ou des causes qui échappent au contrôle de l'Université.

Comment notre politique d'annulation est-elle flexible pendant cette période incertaine?

L'agent vous informera de la date limite pour annuler votre événement, en fonction des exigences relatives à votre événement, sans pénalité ou risque d'éventuelles pénalités.

Si nous sommes dans l'obligation d'annuler votre contrat de réservation en raison de restrictions imposées par la santé publiques ou autres raisons hors du contrôle de l'Université, les dispositions de l'article 6,2 des Modalités s'appliqueront. Nous ferons tout en notre possible pour vous aviser d'une annulation le plus rapidement possible et nous vous rembourserons le montant défrayé.


Ces directives sont sujettes à changement. Communiquez avec nous pour toute autre question.

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