Planifiez votre événement

 
Réunions d’affaires - Symposiums et séminaires - Ateliers - Conférences - Réceptions et événements sociaux
Banquets - Expositions - Cérémonies - Événements sportifs - Hébergement d’été
 
Chaque événement est unique et nécessite une planification et une coordination minutieuses. Nous vous aiderons à chaque étape pour la réussite de votre événement. La liste de contrôle ci-dessous vous permet de ne rater aucune étape avant de demander une soumission.
 

Avant de demander votre soumission :

 

1. Choisissez votre(vos) date(s).
Il est toujours bon de vérifier que vos dates ne coïncident avec aucun autre événement majeur sur le campus. Consultez notre calendrier des dates importantes.
 
2. Définissez le type d’activité et de client.
S’agit-il d’une conférence de plusieurs jours, d’une réunion, d’une conférence ou d’une activité sociale? S’agit-il d’un événement lié à l’Université d’Ottawa? Référez-vous aux termes et conditions.
 
3. Prévoyez le nombre de participants.
Y aura-t-il des personnes importantes? Aurez-vous besoin de services de sécurité?
 
4. Calculez le budget nécessaire.
Savez-vous combien coûtera chaque composante de votre événement? S’il s’agit d’un événement interne, vous devrez fournir un code budgétaire (FOAP).
 
5. Dressez une liste de l’équipement dont vous aurez besoin.
Essayez de tout prendre en compte : audio-visuel, rideaux, tables, chaises, panneaux d’affichage, podium, etc.
 
6. Identifiez vos besoins spéciaux.
Tenez compte du type de public. Si votre événement est ouvert au public, pensez à utiliser un espace accessible aux participants ayant des problèmes de mobilité.
 
7. Identifiez tous les autres services dont vous aurez besoin.
Services tels traduction, visites guidées du campus, stationnement, cérémonies de purification, etc.
 
8. Planifiez vos repas.
Services alimentaires avec traiteur, en salle à manger (pour les grands groupes) ou boîtes-repas. Aurez-vous des invités avec des restrictions alimentaires?
 
9. Réservez un hébergement d’été.
De mai à août, nos résidences étudiantes sont ouvertes aux visiteurs.
 

 

AUTRES ÉLÉMENTS À CONSIDÉRER

Faites la promotion de votre événement. Nous avons des babillards dans tout le campus et un réseau d’affichage numérique pour promouvoir votre événement.
 
Vous cherchez des informations touristiques? Visitez le site Web de Tourisme Ottawa.
 
Des questions sur nos services? Renseignez-vous sur les règlements et sur les événements et les réservations de l’Université d’Ottawa.

 


Avis – Utilisation des installations et services de l’Université d’Ottawa

Tout au long de l’année, le campus de l’Université d’Ottawa accueille une gamme variée d’événements, tels que des conférences, cérémonies, ateliers et expositions. Les membres de la communauté universitaire, de même que ceux du public, sont invités à utiliser nos espaces uniques, dans le respect des modalités de nos services d’hospitalités, ainsi que nos règlements internes.

L’Université appuie et encourage les débats respectueux, tel qu’énoncé dans sa Politique sur la liberté d’expression, mais l’approbation d’une demande d’utilisation temporaire d’un espace universitaire et la tenue de l’activité dans cet espace ne doivent pas être interprétées comme une forme d’appui ou d’acceptation quant à l’activité ou aux individus responsables de son organisation ou de son déroulement par l’Université.

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