Rappel pour les fêtes

L’équipe de Congrès et réservations souhaite vous faire quelques rappels pour vous aider à mieux planifier vos événements.

 

DISPONIBILITÉ DES SALLES

Comme vous le savez, l’espace est très limité sur le campus. Nous vous invitons donc à interroger le système Virtual EMS pour connaître la disponibilité des salles polyvalentes (TBT 112, FSS 4007, DMS 12102, DMS 12110, Alex Trebek Salle Johnson).

N’hésitez pas à consulter le guide d’utilisation de Virtual EMS.

 

DATES LIMITES

Afin de confirmer la salle où se tiendra votre événement, il est important que vous nous fassiez parvenir votre demande le plus tôt possible au moyen du formulaire en ligne.

 

Même si nous recevons quelque 600 demandes par mois, nous ferons de notre mieux pour vous envoyer un devis/ réservation de salle dans le délai habituel de trois (3) jours.

 

AUTRES DATES LIMITES À NE PAS OUBLIER

  • Une fois le devis reçu, il vous faudra respecter la date limite à laquelle on vous demande de confirmer votre réservation. Autrement, nous devrons remettre la salle en disponibilité.
  • Notre politique d’annulation (clause 5 de nos modalités) s’applique.
  • Si vous avez besoin de services additionnels (transport, matériel audiovisuel, location d’équipement, etc.), il faut confirmer votre contrat moins six (6) jours ouvrables avant l’événement pour que nous puissions garantir qu’ils vous seront bel et bien fournis.
  • Nous ferons de notre mieux pour accéder aux demandes de modification qui nous sont communiquées au moins deux (2) jours ouvrables avant l’événement.

 

SERVICE DE TRAITEUR

Vous pouvez voir nos menus en ligne. Sachez aussi que notre service de traiteur Impressions vous permet de personnaliser votre menu.

 

BOISSONS ALCOOLISÉES SUR LE CAMPUS

Seul le service de traiteur Impressions est autorisé à servir des boissons alcoolisées sur le campus. Les événements pendant lesquels des boissons alcoolisées seront servies doivent absolument faire l’objet d’une réservation auprès de Congrès et réservations. L’équipe pourra ainsi veiller au respect de la politique de l’Université relative au service de boissons alcoolisées sur le campus et des conditions de son permis de vente d’alcool. Elle pourra aussi vous conseiller sur les divers aspects de la planification de votre service de bar, notamment le type de bar, ce qui est requis pour sa mise en place et, surtout, l’endroit où le situer.

 

La Loi sur les permis d’alcool, administrée par la Commission des alcools et des jeux de l’Ontario, interdit aux personnes qui visitent l’Université, aux membres de son personnel et aux étudiantes et étudiants de fournir leurs propres boissons alcoolisées sur le campus ou d’obtenir un permis de circonstance à cette fin. Si nous découvrons que des boissons alcoolisées sont servies illégalement lors d’un événement, nous les confisquerons et nous forcerons la clôture de l’événement.

 

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